10-29-2025, 08:29 AM
(Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:43 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế hoạt động (Điều 1 - 12):
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
Căn cứ pháp lý:
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện Luật Nhà ở, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, có hiệu lực thi hành từ ngày 27 tháng 02 năm 2025.
- Biên bản Hội nghị Nhà chung cư Green Valley ngày … tháng … năm 2025;
- Căn cứ tình hình thực tế quản lý, vận hành và nguyện vọng của cư dân Chung cư Green Valley.
Quy chế này đã được Hội nghị Nhà chung cư Green Valley thông qua. Các thành viên Ban Quản trị ký tên dưới đây để xác nhận và cam kết tuân thủ, thực hiện đúng các điều khoản quy định trong Quy chế này.
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Giải thích từ ngữ
Một số từ ngữ sử dụng trong bản Quy chế này được định nghĩa như sau:
- Ban Quản trị: là tổ chức được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra, gồm các đại diện của chủ sở hữu; được thành lập theo quy định của pháp luật về nhà ở và được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế, nghị quyết do Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
- Nhà chung cư hoặc Chung cư: là chung cư Green Valley, địa chỉ tại Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh.
- Chủ sở hữu nhà chung cư: là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
- Người sử dụng nhà chung cư: là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý, sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Cư dân: là người đang sinh sống hợp pháp trong nhà chung cư, bao gồm: chủ sở hữu căn hộ theo quy định của pháp luật về nhà ở; người được chủ sở hữu cho thuê, cho mượn, ủy quyền quản lý hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng hợp pháp; cùng các thành viên trong hộ gia đình của các đối tượng nêu trên.
- Đại diện chủ sở hữu: Là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư; hoặc là người sử dụng hợp pháp trong trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp sử dụng và có văn bản ủy quyền hợp lệ có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích đó.
- Chủ đầu tư: là Công ty TNHH Phát triển Phú Mỹ Hưng, đơn vị tổ chức thực hiện dự án đầu tư xây dựng Chung cư Green Valley theo quy định pháp luật
- Đơn vị quản lý vận hành: Là tổ chức có đủ năng lực, điều kiện chuyên môn và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý, vận hành nhà chung cư theo hợp đồng đã ký kết và quy định của pháp luật.
- Hội nghị nhà chung cư: là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và mục tiêu ban hành
1. Quy chế này quy định về việc thành lập, tổ chức, nguyên tắc hoạt động, trách nhiệm và quyền hạn của Ban Quản trị Chung cư Green Valley, cũng như các quy định liên quan đến quan hệ phối hợp giữa Ban Quản trị với các bên có liên quan trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư.
2. Quy chế này áp dụng đối với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, Ban Quản trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng và vận hành Chung cư Green Valley.
3. Quy chế này được ban hành nhằm thiết lập cơ sở pháp lý và bảo đảm sự thống nhất trong hoạt động của Ban Quản trị; quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tập thể và từng thành viên; đồng thời góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Điều 3. Vị trí, chức năng của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị nhà chung cư Green Valley là tổ chức đại diện cho tập thể các chủ sở hữu, được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận theo quy định của pháp luật về nhà ở. Ban Quản trị thực hiện các chức năng, quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các quy chế, nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị là đầu mối phối hợp giữa các chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư.
3. Ban Quản trị hoạt động theo quy định của pháp luật, Quy chế này và các nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư Green Valley.
Điều 4. Tên gọi, trụ sở và tư cách pháp lý
1. Tên gọi chính thức: Ban Quản trị chung cư Green Valley (gọi tắt là “Ban Quản trị”).
2. Trụ sở làm việc: Tầng G, Khối A, Chung cư Green Valley, Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Tư cách pháp lý:
a. Ban Quản trị có tư cách pháp nhân kể từ ngày được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; có con dấu và tài khoản riêng để thực hiện các giao dịch phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật.
b. Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội nghị Nhà chung cư về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chương II. TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG
Điều 5. Mô hình, cơ cấu và nhiệm kỳ
1. Ban Quản trị được tổ chức và điều hành chuyên nghiệp, vận dụng một số nguyên tắc quản trị tương tự như Hội đồng quản trị doanh nghiệp trong việc tổ chức, phân công công việc và cơ chế họp, nhưng vẫn tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về nhà ở và chịu sự giám sát của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị gồm 5 (năm) thành viên, bao gồm: 1 (một) Trưởng ban, 1 (một) Phó ban và 3 (ba) thành viên. Mỗi khối nhà (block) có ít nhất 01 đại diện trong Ban Quản trị.
3. Ban Quản trị có nhiệm kỳ tối đa 03 (ba) năm kể từ ngày được công nhận và có thể được tái bầu không giới hạn số lần. Khi hết nhiệm kỳ mà chưa bầu được Ban Quản trị mới, Ban Quản trị đương nhiệm tiếp tục hoạt động cho đến khi Ban mới được công nhận, nhưng không được mặc nhiên tái nhiệm. Nếu việc bầu Ban Quản trị mới gặp khó khăn, Ban Quản trị đương nhiệm phải báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của chính quyền địa phương.
4. Nhiệm kỳ của mỗi thành viên Ban Quản trị tương ứng với nhiệm kỳ của Ban Quản trị và có thể chấm dứt sớm nếu bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm. Trường hợp thay thế, thành viên mới sẽ đảm nhiệm phần thời gian còn lại của nhiệm kỳ Ban Quản trị đương nhiệm.
5. Tại phiên họp đầu tiên, Ban Quản trị tiến hành bầu 01 (một) Trưởng ban và 01 (một) Phó ban trong số các thành viên.
Điều 6. Tiêu chuẩn thành viên
1. Thành viên Ban Quản Trị bao gồm chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư hoặc người sử dụng nhà chung cư được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp nếu chủ sở hữu không tham dự.
2. Người sử dụng nhà chung cư muốn ứng cử làm thành viên Ban Quản Trị phải:
- được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp bằng văn bản;
- đang trực tiếp sử dụng căn hộ đó;
- có hợp đồng thuê/mượn còn hiệu lực và thời hạn hợp đồng phải ít nhất bằng nhiệm kỳ ứng cử;
- Nếu bên thuê là tổ chức, chỉ người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó mới được ứng cử.
3. Trường hợp chủ sở hữu căn hộ không trực tiếp ứng cử, có thể ủy quyền hợp pháp cho một chủ sở hữu (và đang trực tiếp sử dụng) căn hộ khác trong Green Valley đại diện tham gia ứng cử vào Ban Quản Trị. Người được ủy quyền, khi tham gia ứng cử, được coi là đại diện cho khối nhà (block) của người ủy quyền.
4. Trong mỗi nhiệm kỳ Ban Quản trị, chủ sở hữu nhiều căn hộ chỉ được lựa chọn sử dụng một lần duy nhất hoặc là quyền ứng cử hoặc là ủy quyền ứng cử; gia đình (bao gồm cha mẹ, vợ chồng, con ruột) sở hữu nhiều căn hộ cũng chỉ được tham gia một vị trí trong Ban Quản Trị.
5. Trưởng Ban và Phó Ban (trừ đại diện Chủ đầu tư) bắt buộc phải là chủ sở hữu và đang sử dụng căn hộ hoặc diện tích khác trong chung cư.
6. Thành viên Ban Quản trị phải có đủ năng lực hành vi dân sự, có sức khỏe đảm bảo, trung thực và am hiểu pháp luật. Ưu tiên những người có kiến thức và kinh nghiệm về kiến trúc, xây dựng, tài chính hoặc quản lý.
7. Thành viên Ban Quản trị phải tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức quản lý vận hành nhà chung cư do cơ sở đào tạo được Bộ Xây dựng công nhận tổ chức.
Điều 7. Nguyên tắc hoạt động
1. Dân chủ và tập thể
Ban Quản trị hoạt động theo nguyên tắc dân chủ và tập thể, bảo đảm mọi thành viên đều có quyền bình đẳng phát biểu, thảo luận và biểu quyết. Các quyết định quan trọng phải được thảo luận công khai và thông qua theo đa số phiếu. Thành viên không tán thành có quyền bảo lưu ý kiến, được ghi nhận trong biên bản, nhưng vẫn phải tuân thủ nghị quyết chung.
2. Tuân thủ và liêm chính
Thành viên Ban Quản trị phải nghiêm túc tuân thủ pháp luật, các quy chế và quy định nội bộ; thực hiện công việc trung thực, liêm chính, không lợi dụng chức vụ để trục lợi cá nhân hoặc gây xung đột lợi ích với đơn vị quản lý vận hành, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan.
3. Minh bạch và trách nhiệm
Ban Quản trị công khai minh bạch các nghị quyết, biên bản, báo cáo hoạt động và tài chính để cư dân giám sát. Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định, hành động và vi phạm của mình; đồng thời chịu trách nhiệm tập thể về các nghị quyết chung của Ban Quản trị.
4. Hiệu quả và tiết kiệm
Ban Quản trị ưu tiên áp dụng các giải pháp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí, hướng tới lợi ích tối đa cho cộng đồng cư dân. Hoạt động của Ban phải được đánh giá định kỳ để cải tiến chất lượng và nâng cao hiệu quả. Việc sử dụng ngân sách và tài sản chung phải được thực hiện minh bạch, tránh lãng phí và sai phạm.
Điều 8. Tổ chức cuộc họp Ban quản trị
1. Ban Quản trị họp định kỳ ít nhất mỗi quý một lần hoặc họp bất thường khi cần thiết. Cuộc họp do Trưởng ban triệu tập và có thể tổ chức tại văn phòng Ban Quản trị hoặc địa điểm, hình thức phù hợp khác theo sự thống nhất của đa số thành viên. Trường hợp không cần thiết họp trực tiếp, Trưởng ban có thể lấy ý kiến thành viên bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử.
2. Trưởng ban có trách nhiệm triệu tập cuộc họp Ban Quản trị trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị hợp lệ bằng văn bản thuộc một trong các trường hợp sau:
a. Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Ban Quản trị;
b. Có đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư;
c. Có đề nghị của ít nhất 10 (mười) chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư.
Trường hợp Trưởng ban không triệu tập cuộc họp trong thời hạn nêu trên, các thành viên còn lại có quyền thay mặt Trưởng ban để triệu tập cuộc họp.
3. Thông báo mời họp phải nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp và gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc bằng email, tin nhắn hoặc phương tiện phù hợp khác.
4. Cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/5 tổng số thành viên Ban Quản trị tham dự. Nếu không đủ số lượng này, cuộc họp có thể được triệu tập lại trong vòng 7 ngày tiếp theo và được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/5 thành viên tham dự.
5. Thành viên Ban Quản trị có trách nhiệm tham dự đầy đủ các cuộc họp. Trường hợp vắng mặt, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham dự nếu được trên 50% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Người được ủy quyền phải là người đang sử dụng nhà chung cư, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và được xác nhận bởi đơn vị quản lý vận hành hoặc cơ quan có thẩm quyền.
6. Cuộc họp Ban Quản trị phải được thông báo rộng rãi, công khai để cư dân có thể tham dự. Tùy theo nội dung và tính chất cuộc họp, Ban Quản trị có thể mời các đơn vị liên quan tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và toàn diện. Thư ký cuộc họp sẽ do đại diện đơn vị quản lý vận hành hoặc cư dân được phân công đảm nhận.
7. Chỉ các thành viên Ban Quản trị và những người được ủy quyền theo Khoản 5 của Điều này mới được tham gia biểu quyết.
8. Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết và ghi vào biên bản cuộc họp. Trường hợp số phiếu tán thành bằng số phiếu không tán thành (50%-50%), phiếu biểu quyết của Trưởng ban (hoặc thành viên chủ trì cuộc họp nếu vắng Trưởng ban) sẽ là phiếu quyết định.
9. Các vấn đề sau chỉ được thông qua khi có ít nhất 75% tổng số thành viên Ban Quản trị tán thành:
a. Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
b. Đề xuất hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;
c. Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d. Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
e. Các trường hợp khác do Hội nghị nhà chung cư quyết định.
10. Việc biểu quyết các trường hợp chi tiêu kinh phí bảo trì được quy định cụ thể tại điều 13, Quy chế Tài chính Ban Quản trị.
11. Biên bản cuộc họp
a. Biên bản họp Ban Quản trị phải gồm các nội dung chính sau:
i. Thời gian, địa điểm, hình thức họp;
ii. Thành phần tham dự, họ tên và cách thức tham dự;
iii. Nội dung cuộc họp;
iv. Các ý kiến thảo luận;
v. Kết quả biểu quyết (ghi rõ số lượng tán thành, không tán thành, không có ý kiến);
vi. Kết luận các nội dung được thông qua;
vii. Chữ ký và xác nhận biên bản.
b. Biên bản họp phải có chữ ký của các thành viên Ban Quản trị và thư ký. Biên bản được đọc lại trước khi ký.
c. Trường hợp họp trực tuyến, biên bản sẽ được chuyển cho các thành viên ký bổ sung sau.
d. Nếu cuộc họp không có vấn đề cần biểu quyết, chủ tọa cuộc họp có thể ký thay cho toàn bộ các thành viên, trừ trường hợp có thành viên vẫn muốn ký.
e. Cư dân và các bên tham dự khác ký biên bản nếu nội dung cuộc họp liên quan trực tiếp đến họ.
f. Có thể sử dụng chữ ký số nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Điều 9. Bầu, bổ nhiệm và thay thế thành viên Ban Quản trị
1. Nguyên tắc bầu cử: Thành viên Ban Quản trị do Hội nghị Nhà chung cư bầu theo quy định của Luật Nhà ở, bảo đảm nguyên tắc dân chủ, công khai, minh bạch. Kết quả bầu cử chỉ có hiệu lực sau khi được Ủy ban nhân dân Quận công nhận.
2. Tiêu chuẩn ứng cử: Ứng viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn thành viên Ban Quản trị quy định tại Điều 6 của Quy chế này.
3. Trình tự bầu cử: Danh sách ứng viên được lập trên cơ sở tự ứng cử hoặc đề cử trước khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư. Việc bầu cử được thực hiện bằng bỏ phiếu kín; quyền biểu quyết được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu, 01m² tương đương 01 phiếu biểu quyết. Ứng viên có tổng số phiếu quy đổi cao nhất được bầu cho đến khi đủ số lượng thành viên theo quy định.
4. Hoàn thiện cơ cấu Ban Quản trị sau khi bầu: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi được công nhận, Ban Quản trị tổ chức phiên họp đầu tiên để phân công nhiệm vụ, trong đó việc bầu Trưởng ban và Phó ban thực hiện theo quy định tại Khoản 5, Điều 5 của Quy chế này.
5. Bổ sung hoặc thay thế thành viên: Khi có thành viên Ban Quản trị bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, từ nhiệm, qua đời, hoặc không còn đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, Ban Quản trị có trách nhiệm xem xét, đề nghị bổ sung thành viên thay thế để đảm bảo số lượng và cơ cấu theo quy định. Thẩm quyền và quy trình thực hiện như sau:
a. Đối với Trưởng ban hoặc Phó ban: Việc bầu thay thế chỉ được thực hiện tại Hội nghị nhà chung cư theo quy trình bầu cử quy định của pháp luật hiện hành trong thời hạn tối đa 2 tháng kể từ ngày xảy ra thiếu hụt này.
b. Đối với các thành viên khác: Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến bằng văn bản của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại điểm này thì phải họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu người thay thế.
Điều 10. Miễn nhiệm, bãi nhiệm
1. Ban Quản trị chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm và bầu thay thế thành viên theo đúng quy định của pháp luât về nhà ở.
Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị được thực hiện khi thành viên thôi tham gia, xin miễn nhiệm, không còn trực tiếp cư trú tại Green Valley, hoặc trong trường hợp tách/nhập Ban quản trị cụm nhà chung cư.
2. Việc bãi nhiệm Ban Quản trị trong nhiệm kỳ hoạt động được thực hiện khi Ban Quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội nghị Nhà chung cư theo quy định hoặc không triển khai hoạt động sau khi được bầu.
3. Việc bãi nhiệm thành viên Ban Quản trị được thực hiện khi thành viên không thực hiện nhiệm vụ được giao, không tham gia các hoạt động của Ban Quản trị theo quy chế trong 03 tháng liên tiếp hoặc vắng mặt từ 30% tổng số cuộc họp trở lên trong một năm; vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế tài chính của Ban Quản trị; bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; hoặc có văn bản đề nghị bãi nhiệm của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
4. Quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm toàn bộ Ban Quản trị hoặc thành viên Ban quản trị thuộc thẩm quyền của Hội nghị nhà chung cư.
Điều 11. Thay thế tạm thời và xử lý khẩn cấp khi thành viên vắng mặt
1. Khi thiếu một thành viên, Ban Quản trị vẫn tiếp tục hoạt động bình thường cho đến khi bầu được thành viên thay thế mới và được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
2. Khi thiếu từ hai thành viên trở lên, các thành viên Ban Quản trị còn lại phải tổ chức Hội nghị Nhà chung cư để bầu bổ sung số thành viên còn thiếu nhằm đảm bảo cơ cấu và số lượng theo quy định.
3. Nếu thiếu Trưởng Ban Quản trị, Phó Ban sẽ tạm thời thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Ban cho đến khi bầu được Trưởng Ban mới. Nếu Ban Quản trị có từ 02 Phó Ban trở lên, phải thống nhất cử 01 người nhận nhiệm vụ thay thế Trưởng Ban.
4. Trong quá trình bầu thay thế, Ban Quản trị hiện tại vẫn tiếp tục hoạt động theo quy chế cho đến khi Ban Quản trị mới được cơ quan có thẩm quyền chính thức công nhận.
5. Vắng mặt không lý do: Thành viên vắng mặt liên tiếp 03 cuộc họp mà không có lý do chính đáng được coi là từ chức tự nguyện; Ban Quản trị báo cáo Hội nghị Nhà chung cư để đề nghị bãi nhiệm.
6. Thay thế tạm thời: Trường hợp vắng mặt ngắn hạn, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho thành viên khác tham gia biểu quyết, nhưng không được chuyển giao trách nhiệm cá nhân.
Điều 12. Xung đột lợi ích
1. Xung đột lợi ích là tình huống trong đó quyền lợi cá nhân, quyền lợi của người thân hoặc tổ chức có liên quan của thành viên Ban Quản trị có thể ảnh hưởng hoặc được cho là ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan, trung thực, công bằng, và vì lợi ích chung của tập thể cư dân.
2. Thành viên Ban Quản trị phải luôn đặt lợi ích chung của cộng đồng cư dân lên trên lợi ích cá nhân hoặc tổ chức liên quan. Mọi hành vi, quyết định hoặc kiến nghị có khả năng dẫn đến xung đột lợi ích phải được công khai, báo cáo và tạm dừng tham gia biểu quyết cho đến khi được tập thể Ban Quản trị xem xét và kết luận. Việc xử lý xung đột lợi ích phải thực hiện theo nguyên tắc minh bạch, khách quan, không thiên vị và có biên bản ghi nhận rõ ràng.
3. Các trường hợp có khả năng phát sinh xung đột lợi ích bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thành viên Ban Quản trị hoặc người thân có quan hệ sở hữu, quản lý, góp vốn hoặc hưởng lợi trực tiếp từ đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà thầu, đối tác đang hoặc sẽ ký hợp đồng với Ban Quản trị hoặc Ban Quản lý;
b. Thành viên Ban Quản trị sử dụng thông tin nội bộ, dữ liệu cư dân hoặc hồ sơ tài chính cho mục đích cá nhân hoặc bên thứ ba;
c. Thành viên Ban Quản trị tác động hoặc gây ảnh hưởng đến quyết định nhằm mang lại lợi ích riêng;
d. Thành viên Ban Quản trị tham gia biểu quyết về vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình hoặc người thân;
e. Các trường hợp khác do Ban Quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định.
4. Trách nhiệm và xử lý
a. Thành viên phải kê khai trung thực và báo cáo ngay khi phát sinh tình huống có khả năng xung đột lợi ích.
b. Ban Quản trị (trừ thành viên có xung đột) xem xét, thẩm định, ghi nhận biên bản và quyết định biện pháp xử lý phù hợp, bảo đảm khách quan và minh bạch.
c. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, kéo dài, gây thiệt hại hoặc ảnh hưởng uy tín, người vi phạm có thể bị nhắc nhở, cảnh cáo, đề nghị bãi nhiệm hoặc bồi thường theo quy định.
d. Việc xử lý xung đột lợi ích phải được lưu trữ đầy đủ, có chữ ký xác nhận và được công khai trong nội bộ Ban Quản trị, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
Căn cứ pháp lý:
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện Luật Nhà ở, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, có hiệu lực thi hành từ ngày 27 tháng 02 năm 2025.
- Biên bản Hội nghị Nhà chung cư Green Valley ngày … tháng … năm 2025;
- Căn cứ tình hình thực tế quản lý, vận hành và nguyện vọng của cư dân Chung cư Green Valley.
Quy chế này đã được Hội nghị Nhà chung cư Green Valley thông qua. Các thành viên Ban Quản trị ký tên dưới đây để xác nhận và cam kết tuân thủ, thực hiện đúng các điều khoản quy định trong Quy chế này.
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Giải thích từ ngữ
Một số từ ngữ sử dụng trong bản Quy chế này được định nghĩa như sau:
- Ban Quản trị: là tổ chức được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra, gồm các đại diện của chủ sở hữu; được thành lập theo quy định của pháp luật về nhà ở và được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế, nghị quyết do Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
- Nhà chung cư hoặc Chung cư: là chung cư Green Valley, địa chỉ tại Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh.
- Chủ sở hữu nhà chung cư: là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
- Người sử dụng nhà chung cư: là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý, sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Cư dân: là người đang sinh sống hợp pháp trong nhà chung cư, bao gồm: chủ sở hữu căn hộ theo quy định của pháp luật về nhà ở; người được chủ sở hữu cho thuê, cho mượn, ủy quyền quản lý hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng hợp pháp; cùng các thành viên trong hộ gia đình của các đối tượng nêu trên.
- Đại diện chủ sở hữu: Là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư; hoặc là người sử dụng hợp pháp trong trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp sử dụng và có văn bản ủy quyền hợp lệ có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích đó.
- Chủ đầu tư: là Công ty TNHH Phát triển Phú Mỹ Hưng, đơn vị tổ chức thực hiện dự án đầu tư xây dựng Chung cư Green Valley theo quy định pháp luật
- Đơn vị quản lý vận hành: Là tổ chức có đủ năng lực, điều kiện chuyên môn và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý, vận hành nhà chung cư theo hợp đồng đã ký kết và quy định của pháp luật.
- Hội nghị nhà chung cư: là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và mục tiêu ban hành
1. Quy chế này quy định về việc thành lập, tổ chức, nguyên tắc hoạt động, trách nhiệm và quyền hạn của Ban Quản trị Chung cư Green Valley, cũng như các quy định liên quan đến quan hệ phối hợp giữa Ban Quản trị với các bên có liên quan trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư.
2. Quy chế này áp dụng đối với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, Ban Quản trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng và vận hành Chung cư Green Valley.
3. Quy chế này được ban hành nhằm thiết lập cơ sở pháp lý và bảo đảm sự thống nhất trong hoạt động của Ban Quản trị; quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tập thể và từng thành viên; đồng thời góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Điều 3. Vị trí, chức năng của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị nhà chung cư Green Valley là tổ chức đại diện cho tập thể các chủ sở hữu, được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận theo quy định của pháp luật về nhà ở. Ban Quản trị thực hiện các chức năng, quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các quy chế, nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị là đầu mối phối hợp giữa các chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư.
3. Ban Quản trị hoạt động theo quy định của pháp luật, Quy chế này và các nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư Green Valley.
Điều 4. Tên gọi, trụ sở và tư cách pháp lý
1. Tên gọi chính thức: Ban Quản trị chung cư Green Valley (gọi tắt là “Ban Quản trị”).
2. Trụ sở làm việc: Tầng G, Khối A, Chung cư Green Valley, Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Tư cách pháp lý:
a. Ban Quản trị có tư cách pháp nhân kể từ ngày được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; có con dấu và tài khoản riêng để thực hiện các giao dịch phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật.
b. Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội nghị Nhà chung cư về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chương II. TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG
Điều 5. Mô hình, cơ cấu và nhiệm kỳ
1. Ban Quản trị được tổ chức và điều hành chuyên nghiệp, vận dụng một số nguyên tắc quản trị tương tự như Hội đồng quản trị doanh nghiệp trong việc tổ chức, phân công công việc và cơ chế họp, nhưng vẫn tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về nhà ở và chịu sự giám sát của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị gồm 5 (năm) thành viên, bao gồm: 1 (một) Trưởng ban, 1 (một) Phó ban và 3 (ba) thành viên. Mỗi khối nhà (block) có ít nhất 01 đại diện trong Ban Quản trị.
3. Ban Quản trị có nhiệm kỳ tối đa 03 (ba) năm kể từ ngày được công nhận và có thể được tái bầu không giới hạn số lần. Khi hết nhiệm kỳ mà chưa bầu được Ban Quản trị mới, Ban Quản trị đương nhiệm tiếp tục hoạt động cho đến khi Ban mới được công nhận, nhưng không được mặc nhiên tái nhiệm. Nếu việc bầu Ban Quản trị mới gặp khó khăn, Ban Quản trị đương nhiệm phải báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của chính quyền địa phương.
4. Nhiệm kỳ của mỗi thành viên Ban Quản trị tương ứng với nhiệm kỳ của Ban Quản trị và có thể chấm dứt sớm nếu bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm. Trường hợp thay thế, thành viên mới sẽ đảm nhiệm phần thời gian còn lại của nhiệm kỳ Ban Quản trị đương nhiệm.
5. Tại phiên họp đầu tiên, Ban Quản trị tiến hành bầu 01 (một) Trưởng ban và 01 (một) Phó ban trong số các thành viên.
Điều 6. Tiêu chuẩn thành viên
1. Thành viên Ban Quản Trị bao gồm chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư hoặc người sử dụng nhà chung cư được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp nếu chủ sở hữu không tham dự.
2. Người sử dụng nhà chung cư muốn ứng cử làm thành viên Ban Quản Trị phải:
- được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp bằng văn bản;
- đang trực tiếp sử dụng căn hộ đó;
- có hợp đồng thuê/mượn còn hiệu lực và thời hạn hợp đồng phải ít nhất bằng nhiệm kỳ ứng cử;
- Nếu bên thuê là tổ chức, chỉ người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó mới được ứng cử.
3. Trường hợp chủ sở hữu căn hộ không trực tiếp ứng cử, có thể ủy quyền hợp pháp cho một chủ sở hữu (và đang trực tiếp sử dụng) căn hộ khác trong Green Valley đại diện tham gia ứng cử vào Ban Quản Trị. Người được ủy quyền, khi tham gia ứng cử, được coi là đại diện cho khối nhà (block) của người ủy quyền.
4. Trong mỗi nhiệm kỳ Ban Quản trị, chủ sở hữu nhiều căn hộ chỉ được lựa chọn sử dụng một lần duy nhất hoặc là quyền ứng cử hoặc là ủy quyền ứng cử; gia đình (bao gồm cha mẹ, vợ chồng, con ruột) sở hữu nhiều căn hộ cũng chỉ được tham gia một vị trí trong Ban Quản Trị.
5. Trưởng Ban và Phó Ban (trừ đại diện Chủ đầu tư) bắt buộc phải là chủ sở hữu và đang sử dụng căn hộ hoặc diện tích khác trong chung cư.
6. Thành viên Ban Quản trị phải có đủ năng lực hành vi dân sự, có sức khỏe đảm bảo, trung thực và am hiểu pháp luật. Ưu tiên những người có kiến thức và kinh nghiệm về kiến trúc, xây dựng, tài chính hoặc quản lý.
7. Thành viên Ban Quản trị phải tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức quản lý vận hành nhà chung cư do cơ sở đào tạo được Bộ Xây dựng công nhận tổ chức.
Điều 7. Nguyên tắc hoạt động
1. Dân chủ và tập thể
Ban Quản trị hoạt động theo nguyên tắc dân chủ và tập thể, bảo đảm mọi thành viên đều có quyền bình đẳng phát biểu, thảo luận và biểu quyết. Các quyết định quan trọng phải được thảo luận công khai và thông qua theo đa số phiếu. Thành viên không tán thành có quyền bảo lưu ý kiến, được ghi nhận trong biên bản, nhưng vẫn phải tuân thủ nghị quyết chung.
2. Tuân thủ và liêm chính
Thành viên Ban Quản trị phải nghiêm túc tuân thủ pháp luật, các quy chế và quy định nội bộ; thực hiện công việc trung thực, liêm chính, không lợi dụng chức vụ để trục lợi cá nhân hoặc gây xung đột lợi ích với đơn vị quản lý vận hành, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan.
3. Minh bạch và trách nhiệm
Ban Quản trị công khai minh bạch các nghị quyết, biên bản, báo cáo hoạt động và tài chính để cư dân giám sát. Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định, hành động và vi phạm của mình; đồng thời chịu trách nhiệm tập thể về các nghị quyết chung của Ban Quản trị.
4. Hiệu quả và tiết kiệm
Ban Quản trị ưu tiên áp dụng các giải pháp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí, hướng tới lợi ích tối đa cho cộng đồng cư dân. Hoạt động của Ban phải được đánh giá định kỳ để cải tiến chất lượng và nâng cao hiệu quả. Việc sử dụng ngân sách và tài sản chung phải được thực hiện minh bạch, tránh lãng phí và sai phạm.
Điều 8. Tổ chức cuộc họp Ban quản trị
1. Ban Quản trị họp định kỳ ít nhất mỗi quý một lần hoặc họp bất thường khi cần thiết. Cuộc họp do Trưởng ban triệu tập và có thể tổ chức tại văn phòng Ban Quản trị hoặc địa điểm, hình thức phù hợp khác theo sự thống nhất của đa số thành viên. Trường hợp không cần thiết họp trực tiếp, Trưởng ban có thể lấy ý kiến thành viên bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử.
2. Trưởng ban có trách nhiệm triệu tập cuộc họp Ban Quản trị trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị hợp lệ bằng văn bản thuộc một trong các trường hợp sau:
a. Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Ban Quản trị;
b. Có đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư;
c. Có đề nghị của ít nhất 10 (mười) chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư.
Trường hợp Trưởng ban không triệu tập cuộc họp trong thời hạn nêu trên, các thành viên còn lại có quyền thay mặt Trưởng ban để triệu tập cuộc họp.
3. Thông báo mời họp phải nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp và gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc bằng email, tin nhắn hoặc phương tiện phù hợp khác.
4. Cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/5 tổng số thành viên Ban Quản trị tham dự. Nếu không đủ số lượng này, cuộc họp có thể được triệu tập lại trong vòng 7 ngày tiếp theo và được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/5 thành viên tham dự.
5. Thành viên Ban Quản trị có trách nhiệm tham dự đầy đủ các cuộc họp. Trường hợp vắng mặt, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham dự nếu được trên 50% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Người được ủy quyền phải là người đang sử dụng nhà chung cư, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và được xác nhận bởi đơn vị quản lý vận hành hoặc cơ quan có thẩm quyền.
6. Cuộc họp Ban Quản trị phải được thông báo rộng rãi, công khai để cư dân có thể tham dự. Tùy theo nội dung và tính chất cuộc họp, Ban Quản trị có thể mời các đơn vị liên quan tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và toàn diện. Thư ký cuộc họp sẽ do đại diện đơn vị quản lý vận hành hoặc cư dân được phân công đảm nhận.
7. Chỉ các thành viên Ban Quản trị và những người được ủy quyền theo Khoản 5 của Điều này mới được tham gia biểu quyết.
8. Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết và ghi vào biên bản cuộc họp. Trường hợp số phiếu tán thành bằng số phiếu không tán thành (50%-50%), phiếu biểu quyết của Trưởng ban (hoặc thành viên chủ trì cuộc họp nếu vắng Trưởng ban) sẽ là phiếu quyết định.
9. Các vấn đề sau chỉ được thông qua khi có ít nhất 75% tổng số thành viên Ban Quản trị tán thành:
a. Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
b. Đề xuất hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;
c. Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d. Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
e. Các trường hợp khác do Hội nghị nhà chung cư quyết định.
10. Việc biểu quyết các trường hợp chi tiêu kinh phí bảo trì được quy định cụ thể tại điều 13, Quy chế Tài chính Ban Quản trị.
11. Biên bản cuộc họp
a. Biên bản họp Ban Quản trị phải gồm các nội dung chính sau:
i. Thời gian, địa điểm, hình thức họp;
ii. Thành phần tham dự, họ tên và cách thức tham dự;
iii. Nội dung cuộc họp;
iv. Các ý kiến thảo luận;
v. Kết quả biểu quyết (ghi rõ số lượng tán thành, không tán thành, không có ý kiến);
vi. Kết luận các nội dung được thông qua;
vii. Chữ ký và xác nhận biên bản.
b. Biên bản họp phải có chữ ký của các thành viên Ban Quản trị và thư ký. Biên bản được đọc lại trước khi ký.
c. Trường hợp họp trực tuyến, biên bản sẽ được chuyển cho các thành viên ký bổ sung sau.
d. Nếu cuộc họp không có vấn đề cần biểu quyết, chủ tọa cuộc họp có thể ký thay cho toàn bộ các thành viên, trừ trường hợp có thành viên vẫn muốn ký.
e. Cư dân và các bên tham dự khác ký biên bản nếu nội dung cuộc họp liên quan trực tiếp đến họ.
f. Có thể sử dụng chữ ký số nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Điều 9. Bầu, bổ nhiệm và thay thế thành viên Ban Quản trị
1. Nguyên tắc bầu cử: Thành viên Ban Quản trị do Hội nghị Nhà chung cư bầu theo quy định của Luật Nhà ở, bảo đảm nguyên tắc dân chủ, công khai, minh bạch. Kết quả bầu cử chỉ có hiệu lực sau khi được Ủy ban nhân dân Quận công nhận.
2. Tiêu chuẩn ứng cử: Ứng viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn thành viên Ban Quản trị quy định tại Điều 6 của Quy chế này.
3. Trình tự bầu cử: Danh sách ứng viên được lập trên cơ sở tự ứng cử hoặc đề cử trước khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư. Việc bầu cử được thực hiện bằng bỏ phiếu kín; quyền biểu quyết được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu, 01m² tương đương 01 phiếu biểu quyết. Ứng viên có tổng số phiếu quy đổi cao nhất được bầu cho đến khi đủ số lượng thành viên theo quy định.
4. Hoàn thiện cơ cấu Ban Quản trị sau khi bầu: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi được công nhận, Ban Quản trị tổ chức phiên họp đầu tiên để phân công nhiệm vụ, trong đó việc bầu Trưởng ban và Phó ban thực hiện theo quy định tại Khoản 5, Điều 5 của Quy chế này.
5. Bổ sung hoặc thay thế thành viên: Khi có thành viên Ban Quản trị bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, từ nhiệm, qua đời, hoặc không còn đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, Ban Quản trị có trách nhiệm xem xét, đề nghị bổ sung thành viên thay thế để đảm bảo số lượng và cơ cấu theo quy định. Thẩm quyền và quy trình thực hiện như sau:
a. Đối với Trưởng ban hoặc Phó ban: Việc bầu thay thế chỉ được thực hiện tại Hội nghị nhà chung cư theo quy trình bầu cử quy định của pháp luật hiện hành trong thời hạn tối đa 2 tháng kể từ ngày xảy ra thiếu hụt này.
b. Đối với các thành viên khác: Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến bằng văn bản của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại điểm này thì phải họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu người thay thế.
Điều 10. Miễn nhiệm, bãi nhiệm
1. Ban Quản trị chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm và bầu thay thế thành viên theo đúng quy định của pháp luât về nhà ở.
Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị được thực hiện khi thành viên thôi tham gia, xin miễn nhiệm, không còn trực tiếp cư trú tại Green Valley, hoặc trong trường hợp tách/nhập Ban quản trị cụm nhà chung cư.
2. Việc bãi nhiệm Ban Quản trị trong nhiệm kỳ hoạt động được thực hiện khi Ban Quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội nghị Nhà chung cư theo quy định hoặc không triển khai hoạt động sau khi được bầu.
3. Việc bãi nhiệm thành viên Ban Quản trị được thực hiện khi thành viên không thực hiện nhiệm vụ được giao, không tham gia các hoạt động của Ban Quản trị theo quy chế trong 03 tháng liên tiếp hoặc vắng mặt từ 30% tổng số cuộc họp trở lên trong một năm; vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế tài chính của Ban Quản trị; bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; hoặc có văn bản đề nghị bãi nhiệm của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
4. Quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm toàn bộ Ban Quản trị hoặc thành viên Ban quản trị thuộc thẩm quyền của Hội nghị nhà chung cư.
Điều 11. Thay thế tạm thời và xử lý khẩn cấp khi thành viên vắng mặt
1. Khi thiếu một thành viên, Ban Quản trị vẫn tiếp tục hoạt động bình thường cho đến khi bầu được thành viên thay thế mới và được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
2. Khi thiếu từ hai thành viên trở lên, các thành viên Ban Quản trị còn lại phải tổ chức Hội nghị Nhà chung cư để bầu bổ sung số thành viên còn thiếu nhằm đảm bảo cơ cấu và số lượng theo quy định.
3. Nếu thiếu Trưởng Ban Quản trị, Phó Ban sẽ tạm thời thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Ban cho đến khi bầu được Trưởng Ban mới. Nếu Ban Quản trị có từ 02 Phó Ban trở lên, phải thống nhất cử 01 người nhận nhiệm vụ thay thế Trưởng Ban.
4. Trong quá trình bầu thay thế, Ban Quản trị hiện tại vẫn tiếp tục hoạt động theo quy chế cho đến khi Ban Quản trị mới được cơ quan có thẩm quyền chính thức công nhận.
5. Vắng mặt không lý do: Thành viên vắng mặt liên tiếp 03 cuộc họp mà không có lý do chính đáng được coi là từ chức tự nguyện; Ban Quản trị báo cáo Hội nghị Nhà chung cư để đề nghị bãi nhiệm.
6. Thay thế tạm thời: Trường hợp vắng mặt ngắn hạn, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho thành viên khác tham gia biểu quyết, nhưng không được chuyển giao trách nhiệm cá nhân.
Điều 12. Xung đột lợi ích
1. Xung đột lợi ích là tình huống trong đó quyền lợi cá nhân, quyền lợi của người thân hoặc tổ chức có liên quan của thành viên Ban Quản trị có thể ảnh hưởng hoặc được cho là ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan, trung thực, công bằng, và vì lợi ích chung của tập thể cư dân.
2. Thành viên Ban Quản trị phải luôn đặt lợi ích chung của cộng đồng cư dân lên trên lợi ích cá nhân hoặc tổ chức liên quan. Mọi hành vi, quyết định hoặc kiến nghị có khả năng dẫn đến xung đột lợi ích phải được công khai, báo cáo và tạm dừng tham gia biểu quyết cho đến khi được tập thể Ban Quản trị xem xét và kết luận. Việc xử lý xung đột lợi ích phải thực hiện theo nguyên tắc minh bạch, khách quan, không thiên vị và có biên bản ghi nhận rõ ràng.
3. Các trường hợp có khả năng phát sinh xung đột lợi ích bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thành viên Ban Quản trị hoặc người thân có quan hệ sở hữu, quản lý, góp vốn hoặc hưởng lợi trực tiếp từ đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà thầu, đối tác đang hoặc sẽ ký hợp đồng với Ban Quản trị hoặc Ban Quản lý;
b. Thành viên Ban Quản trị sử dụng thông tin nội bộ, dữ liệu cư dân hoặc hồ sơ tài chính cho mục đích cá nhân hoặc bên thứ ba;
c. Thành viên Ban Quản trị tác động hoặc gây ảnh hưởng đến quyết định nhằm mang lại lợi ích riêng;
d. Thành viên Ban Quản trị tham gia biểu quyết về vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình hoặc người thân;
e. Các trường hợp khác do Ban Quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định.
4. Trách nhiệm và xử lý
a. Thành viên phải kê khai trung thực và báo cáo ngay khi phát sinh tình huống có khả năng xung đột lợi ích.
b. Ban Quản trị (trừ thành viên có xung đột) xem xét, thẩm định, ghi nhận biên bản và quyết định biện pháp xử lý phù hợp, bảo đảm khách quan và minh bạch.
c. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, kéo dài, gây thiệt hại hoặc ảnh hưởng uy tín, người vi phạm có thể bị nhắc nhở, cảnh cáo, đề nghị bãi nhiệm hoặc bồi thường theo quy định.
d. Việc xử lý xung đột lợi ích phải được lưu trữ đầy đủ, có chữ ký xác nhận và được công khai trong nội bộ Ban Quản trị, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.