10-28-2025, 09:49 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:53 AM bởi Son Nguyen.)
Quý cư dân vui lòng xem xét, đánh giá, góp ý đối với các bản Dự thảo này bằng các cách sau:
1. Hình thức góp ý: Quý cư dân có thể gửi ý kiến theo các cách sau:
- Email: Gửi về địa chỉ bqt.greenvalley@gmail.com
- Trực tiếp: Gửi ý kiến tại văn phòng Ban Quản trị hoặc
- Online: điền biểu mẫu Google Form tại https://tinyurl.com/bqtgv01
- Diễn đàn: Đăng ý kiến trực tiếp trên forum bqtgreenvalley.com. (hãy đăng ký thành viên để có thể comment trực tiếp)
2. Thời gian tiếp nhận ý kiến: Từ 28/10/2025 đến hết ngày 07/11/2025.
3. Tài liệu dự thảo: vui lòng cuộn xuống dưới để xem, hoặc tải về fiel PDF theo link sau:
10-29-2025, 08:29 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:43 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế hoạt động (Điều 1 - 12):
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
Căn cứ pháp lý:
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện Luật Nhà ở, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, có hiệu lực thi hành từ ngày 27 tháng 02 năm 2025.
- Biên bản Hội nghị Nhà chung cư Green Valley ngày … tháng … năm 2025;
- Căn cứ tình hình thực tế quản lý, vận hành và nguyện vọng của cư dân Chung cư Green Valley.
Quy chế này đã được Hội nghị Nhà chung cư Green Valley thông qua. Các thành viên Ban Quản trị ký tên dưới đây để xác nhận và cam kết tuân thủ, thực hiện đúng các điều khoản quy định trong Quy chế này.
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Giải thích từ ngữ
Một số từ ngữ sử dụng trong bản Quy chế này được định nghĩa như sau:
- Ban Quản trị: là tổ chức được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra, gồm các đại diện của chủ sở hữu; được thành lập theo quy định của pháp luật về nhà ở và được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế, nghị quyết do Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
- Nhà chung cư hoặc Chung cư: là chung cư Green Valley, địa chỉ tại Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh.
- Chủ sở hữu nhà chung cư: là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
- Người sử dụng nhà chung cư: là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý, sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Cư dân: là người đang sinh sống hợp pháp trong nhà chung cư, bao gồm: chủ sở hữu căn hộ theo quy định của pháp luật về nhà ở; người được chủ sở hữu cho thuê, cho mượn, ủy quyền quản lý hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng hợp pháp; cùng các thành viên trong hộ gia đình của các đối tượng nêu trên.
- Đại diện chủ sở hữu: Là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư; hoặc là người sử dụng hợp pháp trong trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp sử dụng và có văn bản ủy quyền hợp lệ có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích đó.
- Chủ đầu tư: là Công ty TNHH Phát triển Phú Mỹ Hưng, đơn vị tổ chức thực hiện dự án đầu tư xây dựng Chung cư Green Valley theo quy định pháp luật
- Đơn vị quản lý vận hành: Là tổ chức có đủ năng lực, điều kiện chuyên môn và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý, vận hành nhà chung cư theo hợp đồng đã ký kết và quy định của pháp luật.
- Hội nghị nhà chung cư: là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng và mục tiêu ban hành
1. Quy chế này quy định về việc thành lập, tổ chức, nguyên tắc hoạt động, trách nhiệm và quyền hạn của Ban Quản trị Chung cư Green Valley, cũng như các quy định liên quan đến quan hệ phối hợp giữa Ban Quản trị với các bên có liên quan trong quá trình quản lý, vận hành nhà chung cư.
2. Quy chế này áp dụng đối với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, Ban Quản trị và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng và vận hành Chung cư Green Valley.
3. Quy chế này được ban hành nhằm thiết lập cơ sở pháp lý và bảo đảm sự thống nhất trong hoạt động của Ban Quản trị; quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tập thể và từng thành viên; đồng thời góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.
Điều 3. Vị trí, chức năng của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị nhà chung cư Green Valley là tổ chức đại diện cho tập thể các chủ sở hữu, được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công nhận theo quy định của pháp luật về nhà ở. Ban Quản trị thực hiện các chức năng, quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các quy chế, nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị là đầu mối phối hợp giữa các chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, cơ quan nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức, cá nhân có liên quan trong công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư.
3. Ban Quản trị hoạt động theo quy định của pháp luật, Quy chế này và các nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư Green Valley.
Điều 4. Tên gọi, trụ sở và tư cách pháp lý
1. Tên gọi chính thức: Ban Quản trị chung cư Green Valley (gọi tắt là “Ban Quản trị”).
2. Trụ sở làm việc: Tầng G, Khối A, Chung cư Green Valley, Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, Thành phố Hồ Chí Minh.
3. Tư cách pháp lý:
a. Ban Quản trị có tư cách pháp nhân kể từ ngày được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; có con dấu và tài khoản riêng để thực hiện các giao dịch phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo trì, khai thác và sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật.
b. Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội nghị Nhà chung cư về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Chương II. TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC VÀ PHƯƠNG THỨC HOẠT ĐỘNG Điều 5. Mô hình, cơ cấu và nhiệm kỳ
1. Ban Quản trị được tổ chức và điều hành chuyên nghiệp, vận dụng một số nguyên tắc quản trị tương tự như Hội đồng quản trị doanh nghiệp trong việc tổ chức, phân công công việc và cơ chế họp, nhưng vẫn tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật về nhà ở và chịu sự giám sát của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Ban Quản trị gồm 5 (năm) thành viên, bao gồm: 1 (một) Trưởng ban, 1 (một) Phó ban và 3 (ba) thành viên. Mỗi khối nhà (block) có ít nhất 01 đại diện trong Ban Quản trị.
3. Ban Quản trị có nhiệm kỳ tối đa 03 (ba) năm kể từ ngày được công nhận và có thể được tái bầu không giới hạn số lần. Khi hết nhiệm kỳ mà chưa bầu được Ban Quản trị mới, Ban Quản trị đương nhiệm tiếp tục hoạt động cho đến khi Ban mới được công nhận, nhưng không được mặc nhiên tái nhiệm. Nếu việc bầu Ban Quản trị mới gặp khó khăn, Ban Quản trị đương nhiệm phải báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của chính quyền địa phương.
4. Nhiệm kỳ của mỗi thành viên Ban Quản trị tương ứng với nhiệm kỳ của Ban Quản trị và có thể chấm dứt sớm nếu bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm. Trường hợp thay thế, thành viên mới sẽ đảm nhiệm phần thời gian còn lại của nhiệm kỳ Ban Quản trị đương nhiệm.
5. Tại phiên họp đầu tiên, Ban Quản trị tiến hành bầu 01 (một) Trưởng ban và 01 (một) Phó ban trong số các thành viên.
Điều 6. Tiêu chuẩn thành viên
1. Thành viên Ban Quản Trị bao gồm chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư hoặc người sử dụng nhà chung cư được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp nếu chủ sở hữu không tham dự.
2. Người sử dụng nhà chung cư muốn ứng cử làm thành viên Ban Quản Trị phải:
- được chủ sở hữu ủy quyền hợp pháp bằng văn bản;
- đang trực tiếp sử dụng căn hộ đó;
- có hợp đồng thuê/mượn còn hiệu lực và thời hạn hợp đồng phải ít nhất bằng nhiệm kỳ ứng cử;
- Nếu bên thuê là tổ chức, chỉ người đại diện theo pháp luật của tổ chức đó mới được ứng cử.
3. Trường hợp chủ sở hữu căn hộ không trực tiếp ứng cử, có thể ủy quyền hợp pháp cho một chủ sở hữu (và đang trực tiếp sử dụng) căn hộ khác trong Green Valley đại diện tham gia ứng cử vào Ban Quản Trị. Người được ủy quyền, khi tham gia ứng cử, được coi là đại diện cho khối nhà (block) của người ủy quyền.
4. Trong mỗi nhiệm kỳ Ban Quản trị, chủ sở hữu nhiều căn hộ chỉ được lựa chọn sử dụng một lần duy nhất hoặc là quyền ứng cử hoặc là ủy quyền ứng cử; gia đình (bao gồm cha mẹ, vợ chồng, con ruột) sở hữu nhiều căn hộ cũng chỉ được tham gia một vị trí trong Ban Quản Trị.
5. Trưởng Ban và Phó Ban (trừ đại diện Chủ đầu tư) bắt buộc phải là chủ sở hữu và đang sử dụng căn hộ hoặc diện tích khác trong chung cư.
6. Thành viên Ban Quản trị phải có đủ năng lực hành vi dân sự, có sức khỏe đảm bảo, trung thực và am hiểu pháp luật. Ưu tiên những người có kiến thức và kinh nghiệm về kiến trúc, xây dựng, tài chính hoặc quản lý.
7. Thành viên Ban Quản trị phải tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức quản lý vận hành nhà chung cư do cơ sở đào tạo được Bộ Xây dựng công nhận tổ chức.
Điều 7. Nguyên tắc hoạt động
1. Dân chủ và tập thể
Ban Quản trị hoạt động theo nguyên tắc dân chủ và tập thể, bảo đảm mọi thành viên đều có quyền bình đẳng phát biểu, thảo luận và biểu quyết. Các quyết định quan trọng phải được thảo luận công khai và thông qua theo đa số phiếu. Thành viên không tán thành có quyền bảo lưu ý kiến, được ghi nhận trong biên bản, nhưng vẫn phải tuân thủ nghị quyết chung.
2. Tuân thủ và liêm chính
Thành viên Ban Quản trị phải nghiêm túc tuân thủ pháp luật, các quy chế và quy định nội bộ; thực hiện công việc trung thực, liêm chính, không lợi dụng chức vụ để trục lợi cá nhân hoặc gây xung đột lợi ích với đơn vị quản lý vận hành, nhà cung cấp dịch vụ hoặc các bên liên quan.
3. Minh bạch và trách nhiệm
Ban Quản trị công khai minh bạch các nghị quyết, biên bản, báo cáo hoạt động và tài chính để cư dân giám sát. Mỗi thành viên chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định, hành động và vi phạm của mình; đồng thời chịu trách nhiệm tập thể về các nghị quyết chung của Ban Quản trị.
4. Hiệu quả và tiết kiệm
Ban Quản trị ưu tiên áp dụng các giải pháp quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí, hướng tới lợi ích tối đa cho cộng đồng cư dân. Hoạt động của Ban phải được đánh giá định kỳ để cải tiến chất lượng và nâng cao hiệu quả. Việc sử dụng ngân sách và tài sản chung phải được thực hiện minh bạch, tránh lãng phí và sai phạm.
Điều 8. Tổ chức cuộc họp Ban quản trị
1. Ban Quản trị họp định kỳ ít nhất mỗi quý một lần hoặc họp bất thường khi cần thiết. Cuộc họp do Trưởng ban triệu tập và có thể tổ chức tại văn phòng Ban Quản trị hoặc địa điểm, hình thức phù hợp khác theo sự thống nhất của đa số thành viên. Trường hợp không cần thiết họp trực tiếp, Trưởng ban có thể lấy ý kiến thành viên bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử.
2. Trưởng ban có trách nhiệm triệu tập cuộc họp Ban Quản trị trong thời hạn 7 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị hợp lệ bằng văn bản thuộc một trong các trường hợp sau:
a. Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên Ban Quản trị;
b. Có đề nghị của Giám đốc doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư;
c. Có đề nghị của ít nhất 10 (mười) chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư.
Trường hợp Trưởng ban không triệu tập cuộc họp trong thời hạn nêu trên, các thành viên còn lại có quyền thay mặt Trưởng ban để triệu tập cuộc họp.
3. Thông báo mời họp phải nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp và gửi trước ít nhất 03 ngày làm việc bằng email, tin nhắn hoặc phương tiện phù hợp khác.
4. Cuộc họp được coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/5 tổng số thành viên Ban Quản trị tham dự. Nếu không đủ số lượng này, cuộc họp có thể được triệu tập lại trong vòng 7 ngày tiếp theo và được coi là hợp lệ khi có ít nhất 2/5 thành viên tham dự.
5. Thành viên Ban Quản trị có trách nhiệm tham dự đầy đủ các cuộc họp. Trường hợp vắng mặt, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham dự nếu được trên 50% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Người được ủy quyền phải là người đang sử dụng nhà chung cư, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và được xác nhận bởi đơn vị quản lý vận hành hoặc cơ quan có thẩm quyền.
6. Cuộc họp Ban Quản trị phải được thông báo rộng rãi, công khai để cư dân có thể tham dự. Tùy theo nội dung và tính chất cuộc họp, Ban Quản trị có thể mời các đơn vị liên quan tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và toàn diện. Thư ký cuộc họp sẽ do đại diện đơn vị quản lý vận hành hoặc cư dân được phân công đảm nhận.
7. Chỉ các thành viên Ban Quản trị và những người được ủy quyền theo Khoản 5 của Điều này mới được tham gia biểu quyết.
8. Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết và ghi vào biên bản cuộc họp. Trường hợp số phiếu tán thành bằng số phiếu không tán thành (50%-50%), phiếu biểu quyết của Trưởng ban (hoặc thành viên chủ trì cuộc họp nếu vắng Trưởng ban) sẽ là phiếu quyết định.
9. Các vấn đề sau chỉ được thông qua khi có ít nhất 75% tổng số thành viên Ban Quản trị tán thành:
a. Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
b. Đề xuất hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;
c. Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d. Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
e. Các trường hợp khác do Hội nghị nhà chung cư quyết định.
10. Việc biểu quyết các trường hợp chi tiêu kinh phí bảo trì được quy định cụ thể tại điều 13, Quy chế Tài chính Ban Quản trị.
11. Biên bản cuộc họp
a. Biên bản họp Ban Quản trị phải gồm các nội dung chính sau:
i. Thời gian, địa điểm, hình thức họp;
ii. Thành phần tham dự, họ tên và cách thức tham dự;
iii. Nội dung cuộc họp;
iv. Các ý kiến thảo luận;
v. Kết quả biểu quyết (ghi rõ số lượng tán thành, không tán thành, không có ý kiến);
vi. Kết luận các nội dung được thông qua;
vii. Chữ ký và xác nhận biên bản.
b. Biên bản họp phải có chữ ký của các thành viên Ban Quản trị và thư ký. Biên bản được đọc lại trước khi ký.
c. Trường hợp họp trực tuyến, biên bản sẽ được chuyển cho các thành viên ký bổ sung sau.
d. Nếu cuộc họp không có vấn đề cần biểu quyết, chủ tọa cuộc họp có thể ký thay cho toàn bộ các thành viên, trừ trường hợp có thành viên vẫn muốn ký.
e. Cư dân và các bên tham dự khác ký biên bản nếu nội dung cuộc họp liên quan trực tiếp đến họ.
f. Có thể sử dụng chữ ký số nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Điều 9. Bầu, bổ nhiệm và thay thế thành viên Ban Quản trị
1. Nguyên tắc bầu cử: Thành viên Ban Quản trị do Hội nghị Nhà chung cư bầu theo quy định của Luật Nhà ở, bảo đảm nguyên tắc dân chủ, công khai, minh bạch. Kết quả bầu cử chỉ có hiệu lực sau khi được Ủy ban nhân dân Quận công nhận.
2. Tiêu chuẩn ứng cử: Ứng viên phải đáp ứng các tiêu chuẩn thành viên Ban Quản trị quy định tại Điều 6 của Quy chế này.
3. Trình tự bầu cử: Danh sách ứng viên được lập trên cơ sở tự ứng cử hoặc đề cử trước khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư. Việc bầu cử được thực hiện bằng bỏ phiếu kín; quyền biểu quyết được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu, 01m² tương đương 01 phiếu biểu quyết. Ứng viên có tổng số phiếu quy đổi cao nhất được bầu cho đến khi đủ số lượng thành viên theo quy định.
4. Hoàn thiện cơ cấu Ban Quản trị sau khi bầu: Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ khi được công nhận, Ban Quản trị tổ chức phiên họp đầu tiên để phân công nhiệm vụ, trong đó việc bầu Trưởng ban và Phó ban thực hiện theo quy định tại Khoản 5, Điều 5 của Quy chế này.
5. Bổ sung hoặc thay thế thành viên: Khi có thành viên Ban Quản trị bị miễn nhiệm, bãi nhiệm, từ nhiệm, qua đời, hoặc không còn đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, Ban Quản trị có trách nhiệm xem xét, đề nghị bổ sung thành viên thay thế để đảm bảo số lượng và cơ cấu theo quy định. Thẩm quyền và quy trình thực hiện như sau:
a. Đối với Trưởng ban hoặc Phó ban: Việc bầu thay thế chỉ được thực hiện tại Hội nghị nhà chung cư theo quy trình bầu cử quy định của pháp luật hiện hành trong thời hạn tối đa 2 tháng kể từ ngày xảy ra thiếu hụt này.
b. Đối với các thành viên khác: Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến bằng văn bản của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban quản trị; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại điểm này thì phải họp Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu người thay thế.
Điều 10. Miễn nhiệm, bãi nhiệm
1. Ban Quản trị chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm và bầu thay thế thành viên theo đúng quy định của pháp luât về nhà ở.
Việc miễn nhiệm thành viên Ban quản trị được thực hiện khi thành viên thôi tham gia, xin miễn nhiệm, không còn trực tiếp cư trú tại Green Valley, hoặc trong trường hợp tách/nhập Ban quản trị cụm nhà chung cư.
2. Việc bãi nhiệm Ban Quản trị trong nhiệm kỳ hoạt động được thực hiện khi Ban Quản trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội nghị Nhà chung cư theo quy định hoặc không triển khai hoạt động sau khi được bầu.
3. Việc bãi nhiệm thành viên Ban Quản trị được thực hiện khi thành viên không thực hiện nhiệm vụ được giao, không tham gia các hoạt động của Ban Quản trị theo quy chế trong 03 tháng liên tiếp hoặc vắng mặt từ 30% tổng số cuộc họp trở lên trong một năm; vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế tài chính của Ban Quản trị; bị xử phạt hành chính do vi phạm quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; hoặc có văn bản đề nghị bãi nhiệm của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
4. Quyết định miễn nhiệm, bãi nhiệm toàn bộ Ban Quản trị hoặc thành viên Ban quản trị thuộc thẩm quyền của Hội nghị nhà chung cư.
Điều 11. Thay thế tạm thời và xử lý khẩn cấp khi thành viên vắng mặt
1. Khi thiếu một thành viên, Ban Quản trị vẫn tiếp tục hoạt động bình thường cho đến khi bầu được thành viên thay thế mới và được cơ quan có thẩm quyền công nhận.
2. Khi thiếu từ hai thành viên trở lên, các thành viên Ban Quản trị còn lại phải tổ chức Hội nghị Nhà chung cư để bầu bổ sung số thành viên còn thiếu nhằm đảm bảo cơ cấu và số lượng theo quy định.
3. Nếu thiếu Trưởng Ban Quản trị, Phó Ban sẽ tạm thời thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Ban cho đến khi bầu được Trưởng Ban mới. Nếu Ban Quản trị có từ 02 Phó Ban trở lên, phải thống nhất cử 01 người nhận nhiệm vụ thay thế Trưởng Ban.
4. Trong quá trình bầu thay thế, Ban Quản trị hiện tại vẫn tiếp tục hoạt động theo quy chế cho đến khi Ban Quản trị mới được cơ quan có thẩm quyền chính thức công nhận.
5. Vắng mặt không lý do: Thành viên vắng mặt liên tiếp 03 cuộc họp mà không có lý do chính đáng được coi là từ chức tự nguyện; Ban Quản trị báo cáo Hội nghị Nhà chung cư để đề nghị bãi nhiệm.
6. Thay thế tạm thời: Trường hợp vắng mặt ngắn hạn, thành viên có thể ủy quyền bằng văn bản cho thành viên khác tham gia biểu quyết, nhưng không được chuyển giao trách nhiệm cá nhân.
Điều 12. Xung đột lợi ích
1. Xung đột lợi ích là tình huống trong đó quyền lợi cá nhân, quyền lợi của người thân hoặc tổ chức có liên quan của thành viên Ban Quản trị có thể ảnh hưởng hoặc được cho là ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ một cách khách quan, trung thực, công bằng, và vì lợi ích chung của tập thể cư dân.
2. Thành viên Ban Quản trị phải luôn đặt lợi ích chung của cộng đồng cư dân lên trên lợi ích cá nhân hoặc tổ chức liên quan. Mọi hành vi, quyết định hoặc kiến nghị có khả năng dẫn đến xung đột lợi ích phải được công khai, báo cáo và tạm dừng tham gia biểu quyết cho đến khi được tập thể Ban Quản trị xem xét và kết luận. Việc xử lý xung đột lợi ích phải thực hiện theo nguyên tắc minh bạch, khách quan, không thiên vị và có biên bản ghi nhận rõ ràng.
3. Các trường hợp có khả năng phát sinh xung đột lợi ích bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thành viên Ban Quản trị hoặc người thân có quan hệ sở hữu, quản lý, góp vốn hoặc hưởng lợi trực tiếp từ đơn vị cung cấp dịch vụ, nhà thầu, đối tác đang hoặc sẽ ký hợp đồng với Ban Quản trị hoặc Ban Quản lý;
b. Thành viên Ban Quản trị sử dụng thông tin nội bộ, dữ liệu cư dân hoặc hồ sơ tài chính cho mục đích cá nhân hoặc bên thứ ba;
c. Thành viên Ban Quản trị tác động hoặc gây ảnh hưởng đến quyết định nhằm mang lại lợi ích riêng;
d. Thành viên Ban Quản trị tham gia biểu quyết về vấn đề liên quan trực tiếp đến quyền lợi của mình hoặc người thân;
e. Các trường hợp khác do Ban Quản trị hoặc cơ quan có thẩm quyền xác định.
4. Trách nhiệm và xử lý
a. Thành viên phải kê khai trung thực và báo cáo ngay khi phát sinh tình huống có khả năng xung đột lợi ích.
b. Ban Quản trị (trừ thành viên có xung đột) xem xét, thẩm định, ghi nhận biên bản và quyết định biện pháp xử lý phù hợp, bảo đảm khách quan và minh bạch.
c. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng, kéo dài, gây thiệt hại hoặc ảnh hưởng uy tín, người vi phạm có thể bị nhắc nhở, cảnh cáo, đề nghị bãi nhiệm hoặc bồi thường theo quy định.
d. Việc xử lý xung đột lợi ích phải được lưu trữ đầy đủ, có chữ ký xác nhận và được công khai trong nội bộ Ban Quản trị, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình.
10-29-2025, 08:30 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:45 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế hoạt động (Điều 13 - 25):
Chương III. TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN VÀ QUẢN LÝ THỰC THI Điều 13. Trách nhiệm và quyền hạn chung
1. Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc sở hữu, quản lý và sử dụng nhà chung cư; đồng thời đại diện cho các chủ sở hữu thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật.
2. Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật, chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao, cũng như về hành vi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng quy định. Đồng thời, Ban Quản trị có nghĩa vụ tuân thủ quy chế hoạt động, quy chế tài chính và các quy chế, nội quy khác đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua; chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật và quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Kiểm tra, nhắc nhở chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tuân thủ nghiêm túc nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư và các quy định pháp luật về nhà ở có liên quan; đề nghị đơn vị quản lý vận hành hoặc chính quyền địa phương xử lý vi phạm theo thẩm quyền.
4. Đôn đốc, vận động chủ sở hữu mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc cho phần sở hữu riêng và đóng góp kinh phí mua bảo hiểm cháy nổ bắt buộc cho phần sở hữu chung theo quy định pháp luật.
5. Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố và đơn vị quản lý vận hành trong việc giữ gìn trật tự, an toàn, xây dựng nếp sống văn minh; tham dự các cuộc họp, tiếp nhận và phổ biến chủ trương, chính sách của Nhà nước, chính quyền địa phương đến cư dân.
6. Phối hợp với đơn vị quản lý vận hành thu thập, tổng hợp ý kiến phản ánh, kiến nghị của cư dân... đồng thời chuyển cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét, xử lý theo thẩm quyền.
7. Ban hành hoặc phối hợp với đơn vị quản lý vận hành để ban hành các quy định chi tiết về sử dụng các dịch vụ, tiện ích công cộng.
8. Xây dựng và duy trì các kênh thông tin chung (như bảng tin, website, nhóm cộng đồng, v.v.) nhằm công khai minh bạch về công tác bảo trì, quản lý vận hành, các quyết định của Hội nghị Nhà chung cư và Ban Quản trị, cũng như các thông tin cần thiết khác phục vụ cư dân.
9. Quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung và kinh phí hoạt động của Ban Quản trị theo quy định; báo cáo tình hình thu, chi các khoản kinh phí này hàng năm tại Hội nghị Nhà chung cư; thông báo công khai tài khoản kinh phí bảo trì định kỳ 6 tháng trên bảng tin cộng đồng. Trình Hội nghị Nhà chung cư thông qua kế hoạch kinh phí bảo trì hàng năm.
10. Tổ chức Hội nghị Nhà chung cư thường niên và bất thường; đề nghị cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ tổ chức hội nghị trong trường hợp đặc biệt; thực hiện thủ tục đề nghị cơ quan có thẩm quyền công nhận Ban Quản trị.
11. Thực hiện các thủ tục bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm và thay thế thành viên Ban Quản trị theo quy định; không được tự ý miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc bổ sung thành viên.
12. Ban Quản trị không tự ý thuê người lao động. Trường hợp cần thiết phải thuê người để hỗ trợ công việc chuyên môn (kế toán, kỹ thuật viên giám sát...), phải được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt về nhu cầu, nhiệm vụ, thời gian và mức thù lao. Chi phí thuê lao động được tính vào kinh phí hoạt động của Ban Quản trị theo quy định.
13. Công khai thông tin để Hội nghị Nhà chung cư xem xét, lựa chọn đơn vị quản lý vận hành (thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc chào giá cạnh tranh); trình Hội nghị quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành, mức giá dịch vụ; ký kết, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện hợp đồng quản lý vận hành với đơn vị được chọn.
14. Lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì phần sở hữu chung bảo đảm đáp ứng đầy đủ điều kiện năng lực theo quy định; tổ chức ký kết hợp đồng bảo trì và các hợp đồng liên quan đến việc khai thác, sử dụng phần sở hữu chung; giám sát việc thực hiện bảo trì, bảo dưỡng theo đúng nội dung hợp đồng và quy định pháp luật.
15. Theo dõi, kiểm tra, giám sát, đánh giá chất lượng công việc của đơn vị quản lý vận hành, đơn vị bảo trì và các đơn vị cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo tuân thủ hợp đồng, quy định pháp luật và đáp ứng yêu cầu của cư dân; tổ chức nghiệm thu, thực hiện thanh toán và thanh lý các hợp đồng do Ban Quản trị ký kết theo đúng nội dung hợp đồng và quy định pháp luật.
16. Tạo điều kiện để các đơn vị liên quan thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng đã ký kết; trong trường hợp công tác bảo trì sửa chữa có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc chuyên môn vượt quá năng lực giám sát, Ban Quản trị phải báo cáo Hội nghị Nhà chung cư để xem xét, quyết định việc thuê đơn vị tư vấn có đủ điều kiện năng lực giám sát.
17. Ban Quản trị có trách nhiệm lập báo cáo hoạt động hàng quý và báo cáo tổng kết hàng năm, trong đó nêu rõ tình hình hoạt động, kết quả thực hiện nhiệm vụ, tình hình tài chính, các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục. Ngoài ra, Ban Quản trị phải lập báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của Hội nghị Nhà chung cư hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bảo đảm nội dung trung thực, đầy đủ và đúng thời hạn quy định.
18. Thực hiện việc bàn giao hồ sơ, tài liệu, con dấu, tài khoản ngân hàng và các giấy tờ liên quan giữa Ban Quản trị các nhiệm kỳ theo đúng quy định của pháp luật và Quy chế này.
19. Hưởng thù lao trách nhiệm và chi phí khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư và quy định pháp luật.
20. Thực hiện công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao mà không trái quy định của pháp luật.
Điều 14. Nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể
1. Công việc chung:
- Dự thảo, chuẩn bị nội dung để đưa ra thảo luận tại các cuộc họp của Ban Quản trị.
- Tham dự đầy đủ các cuộc họp của Ban Quản trị; tích cực tham gia ý kiến, thảo luận và biểu quyết các nội dung thuộc phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Ban Quản trị; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Hội nghị Nhà chung cư về ý kiến và quyết định của mình.
- Tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến, kiến nghị, đóng góp của cư dân liên quan đến công tác quản lý, vận hành nhà chung cư.
- Nghiên cứu, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của Ban Quản trị; tham gia đóng góp ý kiến xây dựng phương hướng, kế hoạch hoạt động trong từng giai đoạn.
- Thành viên Ban Quản trị không được nhân danh Ban Quản trị tham gia các cuộc họp, làm việc với các bên nếu không có sự ủy quyền của Trưởng Ban Quản trị.
- Các thành viên Ban Quản trị cùng tham gia giải quyết công việc chung và chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ban. Thành viên chuyên trách thực hiện nhiệm vụ theo phân công hoặc ủy quyền của Trưởng ban, chịu trách nhiệm trước Ban Quản trị, cư dân và Hội nghị Nhà chung cư. Tùy năng lực, mỗi thành viên có thể phụ trách một hoặc nhiều mảng công việc và phải thực hiện đầy đủ các chỉ đạo, quyết định liên quan đến lĩnh vực được giao.
- Có quyền từ chối thực hiện công việc được phân công. Trường hợp từ chối, thành viên phải nêu rõ lý do hợp lý và đảm bảo có sự đồng thuận của ít nhất 50% tổng số thành viên Ban Quản trị, bao gồm cả thành viên có liên quan.
- Chủ động đề xuất hoặc khởi xướng các vấn đề thuộc phạm vi hoạt động của Ban Quản trị khi thấy cần thiết, nhưng phải tuân thủ quy trình nội bộ (thông báo đến người phụ trách liên quan, trao đổi, tìm sự đồng thuận trước khi triển khai).
- Hỗ trợ công việc của thành viên khác khi có sự thống nhất, đồng thuận, đồng thời phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc được giao hoặc hỗ trợ.
- Cập nhật và báo cáo tiến độ công việc định kỳ hàng tuần thông qua biểu mẫu chuẩn hoặc hệ thống quản lý nội bộ.
2. Phân công công việc cụ thể:
2.1. Trưởng ban
- Là đại diện cao nhất và người phát ngôn chính thức của Ban Quản trị; cùng tập thể chịu trách nhiệm trước pháp luật và Hội nghị Nhà chung cư về toàn bộ hoạt động của Ban Quản trị.
- Điều hành, chỉ đạo và quản lý chung mọi hoạt động của Ban Quản trị; theo dõi, giám sát, đôn đốc và phối hợp với các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phân công công việc cho các thành viên Ban Quản trị; trực tiếp chỉ đạo hoặc ủy quyền cho Phó Trưởng ban, thành viên phụ trách giải quyết các vấn đề quan trọng, cấp bách.
- Giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của Ban Quản trị; chỉ đạo xử lý khủng hoảng, hỗ trợ và thúc đẩy hợp tác nội bộ.
- Triệu tập và chủ trì các cuộc họp Ban Quản trị, Hội nghị Nhà chung cư; chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu và điều khiển các phiên họp thảo luận, biểu quyết các nội dung thuộc thẩm quyền.
- Đại diện Ban Quản trị trong các quan hệ, giao dịch đối ngoại với chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, bảo trì, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức và cá nhân có liên quan.
- Ký kết và ban hành các văn bản, hợp đồng, nghị quyết của Ban Quản trị hoặc ủy quyền cho thành viên khác thực hiện khi cần thiết.
- Giám sát toàn diện công tác quản lý, vận hành nhà chung cư; chỉ đạo giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh liên quan đến vận hành, an ninh, an toàn tòa nhà.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hội nghị Nhà chung cư và quy định của pháp luật.
- Trường hợp vắng mặt hoặc không thể thực hiện nhiệm vụ, Trưởng ban phải có văn bản ủy quyền cho Phó ban hoặc một thành viên khác để thay mặt thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định tại Quy chế hoạt động. Nếu không có văn bản ủy quyền, các thành viên Ban Quản trị sẽ tiến hành bầu một người trong số họ tạm thời đảm nhiệm chức vụ Trưởng ban theo nguyên tắc đa số. Người được bầu sẽ giữ vai trò Trưởng ban cho đến khi Trưởng ban quay trở lại thực hiện nhiệm vụ hoặc Hội nghị Nhà chung cư bầu Trưởng ban mới thay thế.
2.2. Phó ban
- Tổ chức, điều hành và quản lý một số hoạt động của Ban Quản trị theo sự phân công hoặc ủy quyền của Trưởng Ban.
- Hỗ trợ Trưởng Ban trong việc giám sát, đôn đốc thực hiện các nghị quyết, quyết định của Ban Quản trị; báo cáo tiến độ, kết quả công việc được giao.
- Quản lý, giám sát các dự án sửa chữa lớn, cải tạo, bảo trì nhà chung cư; theo dõi, đánh giá việc thực hiện các hợp đồng dịch vụ, bảo trì và các hoạt động liên quan đến vận hành tòa nhà.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng Ban hoặc Ban Quản trị giao.
2.3. Thành viên phụ trách Tài chính kế toán và Hành chính
- Giám sát, kiểm tra và báo cáo tình hình thu - chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung theo quy định của pháp luật và nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
- Giám sát và theo dõi công tác kế toán, tài chính liên quan đến thu - chi phí quản lý vận hành do đơn vị quản lý vận hành trực tiếp thực hiện.
- Phụ trách kế toán, ngân quỹ và tài chính nội bộ của Ban Quản trị; lập, kiểm soát và trình phê duyệt dự toán thu - chi; đảm bảo việc quản lý, sử dụng kinh phí hoạt động của Ban Quản trị minh bạch, đúng quy định.
- Thực hiện việc giám sát và đề xuất các phương án tối ưu hóa tiền gửi.
- Quản lý việc lập và thẩm định báo cáo tài chính định kỳ; giám sát, kiểm soát và phê duyệt hồ sơ thanh toán, lưu trữ chứng từ; phối hợp với kiểm toán hoặc cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
- Phối hợp xây dựng và đề xuất phương án tài chính cho các dự án sửa chữa, cải tạo, bảo trì hoặc đầu tư liên quan đến phần sở hữu chung của tòa nhà.
- Đảm nhiệm công tác hành chính - văn thư - lưu trữ hồ sơ, quản lý và bảo quản con dấu của Ban Quản trị; thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật.
2.4. Thành viên phụ trách Kỹ thuật và Phòng cháy chữa cháy.
- Giám sát, kiểm tra và báo cáo tình hình quản lý, vận hành và bảo trì sửa chữa các hạng mục kỹ thuật trong và ngoài khuôn viên, bao gồm: kiến trúc, kết cấu, hệ thống cơ điện, cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy, hạ tầng kỹ thuật, giao thông, cảnh quan, viễn thông, thang máy, điện chiếu sáng, camera an ninh và các hệ thống liên quan.
- Đảm bảo đơn vị cung cấp dịch vụ tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, môi trường và quy định pháp luật hiện hành.
- Quản lý và giám sát công tác bảo trì, sửa chữa định kỳ và đột xuất; lập kế hoạch bảo trì, theo dõi tiến độ, đánh giá chất lượng công việc và đảm bảo hồ sơ kỹ thuật, tài sản chung được quản lý đầy đủ, minh bạch.
- Đề xuất giải pháp nâng cấp, cải tạo, phát triển công nghệ phù hợp với nhu cầu vận hành và quy chuẩn kỹ thuật.
- Tổ chức và giám sát công tác phòng cháy chữa cháy, bao gồm diễn tập, hướng dẫn cư dân thực hiện quy định an toàn; giám sát việc tuân thủ quy chuẩn phòng cháy chữa cháy và an toàn trong tòa nhà.
2.5. Thành viên phụ trách An ninh - Môi trường
- Giám sát, kiểm tra và báo cáo hoạt động của đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan đến an ninh, trật tự, vệ sinh, cây xanh, bảo vệ môi trường và xử lý rác thải.
- Theo dõi tình trạng sức khỏe, an toàn thể chất và tinh thần của cư dân; đề xuất các giải pháp cải thiện khi cần thiết.
- Giám sát hệ thống an ninh, bao gồm hoạt động bảo vệ, kiểm soát ra vào, tuần tra nội bộ, giám sát camera và các phương tiện giám sát khác.
- Quản lý, giám sát vệ sinh và cảnh quan, bao gồm chăm sóc cây xanh, bảo vệ không gian xanh, kiểm soát tiếng ồn, thu gom rác thải và giữ gìn mỹ quan chung.
- Lập kế hoạch và triển khai các phương án ứng phó sự cố liên quan đến an ninh hoặc môi trường.
- Thúc đẩy các chiến dịch, chương trình nâng cao nhận thức của cư dân về an ninh, bảo vệ môi trường và phong trào văn hóa - thể thao trong khu chung cư.
2.6. Thành viên phụ trách Quan hệ cộng đồng - Truyền thông
- Quan hệ đối nội: tuyên truyền, phổ biến thông tin, quy định, nội quy đến các chủ sở hữu và người sử dụng; giải đáp thắc mắc, tiếp nhận và xử lý nguyện vọng, phản ánh của cư dân; tạo cầu nối giữa Ban Quản trị và cộng đồng cư dân.
- Quan hệ đối ngoại: thiết lập và duy trì mối quan hệ với cộng đồng xã hội, các đối tác, chính quyền địa phương và cơ quan chức năng khi cần thiết; quản lý các hoạt động đối ngoại của Ban Quản trị.
- Quản lý truyền thông: duy trì và vận hành các kênh thông tin của Ban Quản trị (bảng tin, website, nhóm cộng đồng); tổng hợp, lập và trình bày báo cáo hoạt động Ban Quản trị định kỳ; quản lý khủng hoảng truyền thông khi phát sinh.
- Tổ chức các hoạt động cộng đồng: bao gồm giao lưu, họp mặt, sinh hoạt cộng đồng và các chương trình nâng cao nhận thức cư dân về văn hóa, môi trường và an toàn.
- Quản lý mỹ quan và hình ảnh chung cư: phối hợp với các đơn vị liên quan để đảm bảo không gian, cảnh quan luôn xanh, sạch, đẹp; quản lý hình ảnh, nhận diện và các sự kiện liên quan đến khu chung cư.
Điều 15. Giám sát, kiểm tra và báo cáo
1. Các thành viên Ban Quản trị có trách nhiệm giám sát hoạt động của đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị cung cấp dịch vụ theo nhiệm vụ được phân công. Công tác giám sát bao gồm:
- Theo dõi tiến độ, chất lượng công việc và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình quản lý vận hành, bảo trì, sửa chữa; đảm bảo thực hiện đầy đủ các cam kết theo hợp đồng quản lý vận hành và các hợp đồng dịch vụ đã ký kết, bao gồm cả hợp đồng khai thác phần sở hữu chung.
- Báo cáo kịp thời các nội dung giám sát đến Ban Quản trị để thống nhất phương án xử lý.
- Đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật và các quy chế trong quá trình giám sát.
2. Nội dung báo cáo tại các cuộc họp định kỳ của Ban Quản trị bao gồm:
- Tình hình thực hiện các hợp đồng quản lý vận hành, dịch vụ, bảo trì, sửa chữa và công tác quản lý tài chính theo phạm vi nhiệm vụ được phân công.
- Danh mục các công việc đã hoàn thành, đang triển khai và các vấn đề còn tồn đọng, kèm theo nguyên nhân và đề xuất giải pháp.
- Ý kiến, phản ánh và kiến nghị của cư dân, cùng với kết quả xử lý hoặc kế hoạch xử lý cụ thể.
- Đề xuất, kế hoạch hoạt động và các dự án dự kiến triển khai trong kỳ tiếp theo.
3. Trưởng Ban Quản trị (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm định kỳ thông tin đến cư dân về hoạt động của Ban Quản trị thông qua các hình thức phù hợp như bảng tin, thư điện tử, ứng dụng công nghệ hoặc các kênh truyền thông khác. Nội dung thông tin bao gồm:
- Tổng hợp các hoạt động chính của Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành trong kỳ báo cáo.
- Kết quả xử lý các ý kiến, phản ánh hoặc khiếu nại của cư dân (nếu có).
- Kế hoạch công việc dự kiến triển khai trong thời gian tới, đã được Ban Quản trị thống nhất.
- Các thông tin quan trọng khác liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của cư dân.
4. Ban Quản trị phối hợp với đơn vị quản lý vận hành lập báo cáo tổng hợp về công tác quản lý vận hành, bảo trì, sửa chữa và quản lý tài chính để trình bày tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên hoặc các kỳ họp bất thường (nếu có). Báo cáo này cần:
- Đảm bảo đầy đủ, chính xác và minh bạch các thông tin liên quan.
- Bao gồm các số liệu cụ thể, nhận xét đánh giá và đề xuất cải tiến (nếu có).
- Được lưu trữ và công khai theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý chung cư.
5. Trong trường hợp phát hiện vi phạm hoặc bất cập trong hoạt động của đơn vị quản lý vận hành, nhà thầu hoặc các bên liên quan, Ban Quản trị có trách nhiệm:
- Ghi nhận, đánh giá và báo cáo cụ thể tại cuộc họp gần nhất.
- Đề xuất các biện pháp xử lý, bao gồm yêu cầu khắc phục, chấm dứt hợp đồng hoặc các biện pháp pháp lý cần thiết (nếu có).
- Thông báo đến cư dân về tình hình vi phạm và kết quả xử lý theo quy định.
Điều 16. Quan hệ phối hợp với các bên liên quan
1. Phối hợp với đơn vị quản lý vận hành
- Phối hợp chặt chẽ để đảm bảo công tác quản lý, vận hành, bảo trì và sửa chữa nhà chung cư được thực hiện hiệu quả, đúng quy định.
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến độ công việc, giải quyết các vấn đề phát sinh và thống nhất kế hoạch hành động.
- Yêu cầu đơn vị quản lý vận hành cung cấp các báo cáo, tài liệu liên quan đến hoạt động quản lý vận hành và tài chính khi cần thiết.
2. Phối hợp với cư dân và Hội nghị Nhà chung cư
- Tiếp nhận, xử lý và phản hồi các ý kiến, kiến nghị hoặc khiếu nại của cư dân một cách kịp thời, minh bạch và công bằng.
- Tổ chức các buổi họp hoặc khảo sát ý kiến cư dân để thu thập phản hồi về chất lượng quản lý vận hành và các vấn đề liên quan đến nhà chung cư.
- Đảm bảo các quyết định của Hội nghị Nhà chung cư được triển khai đầy đủ và báo cáo kết quả thực hiện đến cư dân.
3. Phối hợp với các nhà thầu và đơn vị cung cấp dịch vụ
- Giám sát và phối hợp để đảm bảo chất lượng dịch vụ đáp ứng yêu cầu của cư dân và tuân thủ hợp đồng đã ký.
- Tham gia nghiệm thu, đánh giá chất lượng công việc của các nhà thầu và báo cáo kết quả tại các cuộc họp định kỳ.
- Đề xuất điều chỉnh hoặc chấm dứt hợp đồng với các nhà thầu không đáp ứng yêu cầu, theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý chung cư.
4. Phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng
- Đại diện cư dân làm việc với chính quyền địa phương, cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức liên quan để giải quyết các vấn đề pháp lý, an ninh, trật tự hoặc các tranh chấp phát sinh tại nhà chung cư.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Phối hợp với các cơ quan chức năng trong các hoạt động kiểm tra, thanh tra hoặc xử lý vi phạm liên quan đến quản lý, vận hành nhà chung cư.
5. Xây dựng cơ chế phối hợp hiệu quả
- Thiết lập các kênh thông tin liên lạc để đảm bảo trao đổi thông tin nhanh chóng, hiệu quả với các bên liên quan.
- Tổ chức các buổi họp liên bên định kỳ hoặc đột xuất khi có vấn đề cần giải quyết.
- Lưu trữ hồ sơ, biên bản các cuộc họp và các văn bản liên quan đến hoạt động phối hợp.
6. Xử lý xung đột và bất đồng
- Đóng vai trò trung gian, tổ chức đối thoại để tìm giải pháp hòa giải trong trường hợp xảy ra xung đột hoặc bất đồng giữa các bên liên quan.
- Phối hợp với cơ quan chức năng hoặc các bên thứ ba có thẩm quyền để xử lý theo quy định của pháp luật nếu xung đột không thể giải quyết nội bộ.
- Ghi nhận quyết định liên quan đến xung đột bằng văn bản và thông báo đến các bên liên quan, đảm bảo tính minh bạch.
Điều 17. Kiểm soát rủi ro và ứng phó sự cố
1. Ban Quản trị phải giám sát hoặc phối hợp với đơn vị quản lý vận hành xây dựng kế hoạch kiểm soát rủi ro, đánh giá định kỳ các nguy cơ trong nhà chung cư và công khai biện pháp phòng ngừa đến cư dân.
2. Ban Quản trị phải đốc thúc hoặc phối hợp với đơn vị quản lý vận hành và các đơn vị chuyên môn kiểm tra định kỳ hệ thống kỹ thuật, duy trì hiệu quả hệ thống cảnh báo và tổ chức đào tạo, diễn tập phòng cháy chữa cháy - ứng phó sự cố cho cư dân và các bên liên quan.
3. Ban Quản trị phải giám sát, kiểm tra việc xây dựng và thực hiện các quy trình ứng phó sự cố, quy trình phối hợp liên ngành, thành lập đội phản ứng nhanh và quy trình thông báo - hướng dẫn cư dân kịp thời khi có sự cố phát sinh.
4. Mọi sự cố phải được ghi nhận, báo cáo, xử lý theo đúng quy trình; việc khắc phục hậu quả phải tuân thủ kế hoạch và thẩm quyền đã được Hội nghị phê duyệt; Ban Quản trị có trách nhiệm phân tích nguyên nhân, rút kinh nghiệm và thông báo cư dân để điều chỉnh biện pháp phòng ngừa.
5. Ban Quản trị có trách nhiệm công khai kết quả xử lý sự cố, chi phí khắc phục (nếu có) và biện pháp phòng ngừa trên bảng tin hoặc kênh thông tin chung; đồng thời báo cáo định kỳ tình hình kiểm soát rủi ro và các sự cố tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên.
Điều 18. Bảo mật và an toàn thông tin
1. Ban Quản trị chỉ thu thập thông tin cá nhân của cư dân khi cần thiết cho quản lý, vận hành và có sự đồng ý theo quy định pháp luật; thông tin phải được lưu trữ bảo mật, phân quyền truy cập rõ ràng và chỉ thành viên được ủy quyền mới được tiếp cận.
2. Thông tin cư dân và hồ sơ nhà chung cư phải được bảo mật, chỉ cung cấp cho bên thứ ba khi có sự đồng ý hoặc yêu cầu hợp pháp; việc lưu trữ và quản lý thông tin phải áp dụng biện pháp bảo mật phù hợp, ngăn ngừa truy cập trái phép.
3. Chỉ được công khai thông tin qua các kênh chung hoặc các cuộc họp cư dân nếu được phê duyệt; các thông tin nhạy cảm như dữ liệu cá nhân, tài khoản ngân hàng và tài liệu bảo mật chỉ được công khai khi có yêu cầu hợp pháp từ cơ quan có thẩm quyền.
4. Mọi sự cố thông tin phải được điều tra, xử lý và thông báo kịp thời cho cư dân; trường hợp cần thiết phải báo cáo cơ quan có thẩm quyền và triển khai biện pháp phòng ngừa.
Điều 19. Chữ ký số và xác thực điện tử
1. Ban Quản trị có trách nhiệm đăng ký chữ ký số hợp pháp từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực được cấp phép theo quy định pháp luật, nhằm phục vụ các công việc và giao dịch điện tử liên quan đến quản lý, vận hành nhà chung cư.
2. Việc sử dụng chữ ký số chỉ được thực hiện bởi các thành viên Ban Quản trị trong phạm vi được phân quyền, và mỗi thành viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc sử dụng của mình, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định và phân công của Ban Quản trị.
3. Ban Quản trị có trách nhiệm bảo mật hệ thống xác thực điện tử, lưu trữ chữ ký số đúng chuẩn, kiểm tra định kỳ và tuyệt đối không sử dụng trái quy định.
4. Khi xảy ra sự cố chữ ký số, Ban Quản trị phải khóa chứng thư, thông báo kịp thời cho các bên liên quan và báo cáo cư dân nếu cần.
Điều 20. Tiếp nhận, xử lý và phản hồi kiến nghị của cư dân
1. Ban Quản trị phải, trực tiếp hoặc thông qua đơn vị quản lý vận hành, thiết lập và công khai kênh tiếp nhận kiến nghị của cư dân; mọi kiến nghị phải được ghi nhận đầy đủ, xử lý theo đúng quy trình và lưu trữ theo quy định.
2. Ban Quản trị có trách nhiệm giám sát việc đơn vị quản lý vận hành thực hiện quy trình xử lý kiến nghị của cư dân; đồng thời trực tiếp tiếp nhận, xem xét và xử lý các trường hợp vượt quá thẩm quyền hoặc khi kết quả xử lý của đơn vị quản lý vận hành chưa thỏa đáng.
3. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm thông báo kết quả xử lý kiến nghị đến cư dân một cách rõ ràng, minh bạch và đúng thời hạn; đối với các kiến nghị liên quan đến nhiều cư dân hoặc lợi ích chung, kết quả xử lý phải được công khai trên bảng tin hoặc tại Hội nghị Nhà chung cư; trường hợp không thể giải quyết (do vượt thẩm quyền hoặc không khả thi), phải nêu rõ lý do và đề xuất phương án thay thế (nếu có).
4. Ban Quản trị phải kiểm tra định kỳ quy trình và hiệu quả xử lý kiến nghị, báo cáo tổng hợp tại Hội nghị Nhà chung cư và lưu trữ hồ sơ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Điều 21. Bàn giao, quản lý hồ sơ, tài liệu
1. Hồ sơ, tài liệu, biên bản họp và quyết định liên quan đến hoạt động của Ban Quản trị phải được lưu trữ tại nơi làm việc của Ban Quản trị hoặc đơn vị quản lý vận hành, đảm bảo sẵn sàng để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần.
2. Ban Quản trị phối hợp với đơn vị quản lý vận hành cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động nhà chung cư cho cư dân hoặc cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp lý, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và không xâm phạm bí mật riêng tư hoặc quyền, lợi ích hợp pháp của bên liên quan.
3. Trưởng Ban Quản trị chịu trách nhiệm quản lý con dấu hoặc có thể ủy quyền cho thành viên khác trong Ban Quản trị tạm thời quản lý con dấu khi cần thiết.
4. Ban Quản trị nhiệm kỳ trước phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu quản lý - vận hành nhà chung cư, báo cáo thu chi, tài khoản ngân hàng, con dấu và giấy tờ pháp lý liên quan cho Ban Quản trị mới theo đúng quy định của pháp luật.
5. Ban Quản trị mới tiếp nhận, kiểm tra, lập biên bản bàn giao và thực hiện việc quản lý hồ sơ. Nếu việc bàn giao bị cản trở hoặc không đúng quy định, Ban Quản trị mới đề nghị cơ quan có thẩm quyền can thiệp.
Điều 22. Giải quyết tranh chấp
1. Tranh chấp trong nội bộ Ban Quản trị được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, đối thoại trên tinh thần hòa giải, thiện chí.
Trường hợp không đạt được thỏa thuận, các bên có thể đề nghị tổ chức họp Ban Quản trị mở rộng hoặc Hội nghị Nhà chung cư để thống nhất phương án xử lý; nếu vẫn không giải quyết được, các thành viên có quyền yêu cầu hòa giải trung gian hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
Trường hợp tranh chấp liên quan đến việc bàn giao con dấu, tài khoản hoặc tài sản chung, Ban Quản trị mới có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện thu hồi, bàn giao hoặc phong tỏa theo quy định pháp luật."
2. Tranh chấp giữa Ban Quản trị với chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư về nhân sự Ban Quản trị hoặc hoạt động quản lý vận hành được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng; nếu không đạt được thỏa thuận, Hội nghị Nhà chung cư sẽ được tổ chức để xem xét, quyết định.
3. Tranh chấp về hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, hợp đồng bảo trì và hợp đồng dịch vụ giữa các đơn vị liên quan được giải quyết theo phương thức thỏa thuận; trường hợp không thỏa thuận được thì yêu cầu Tòa án hoặc trọng tài thương mại giải quyết theo quy định của pháp luật.
4. Tranh chấp liên quan đến kinh phí quản lý vận hành, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung được giải quyết bởi Ủy ban nhân dân cấp xã, Tòa án hoặc trọng tài thương mại theo quy định pháp luật.
Điều 23. Xử lý vi phạm và trách nhiệm bồi thường
1. Thành viên Ban Quản trị có hành vi vi phạm pháp luật, làm trái hoặc vượt quá quyền hạn theo quy chế phải chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
2. Trường hợp Ban Quản trị ban hành quyết định sai lệch gây thiệt hại, các thành viên biểu quyết tán thành phải liên đới chịu trách nhiệm và bồi thường; thành viên phản đối bằng văn bản trước khi quyết định được thông qua được miễn trách nhiệm.
3. Tranh chấp về trách nhiệm bồi thường được ưu tiên giải quyết bằng hòa giải; nếu không hòa giải được, sẽ xử lý theo quy định pháp luật.
4. Tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định pháp luật về nhà ở và quản lý chung cư sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất và mức độ vi phạm. Nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định pháp luật.
Chương IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24. Sửa đổi, bổ sung quy chế
1. Ban Quản trị, cư dân hoặc đơn vị quản lý vận hành có quyền đề xuất sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động của Ban Quản trị khi cần thiết để phù hợp với quy định pháp luật hoặc thực tế quản lý nhà chung cư.
2. Đề xuất phải lập thành văn bản, nêu rõ nội dung và lý do, gửi đến Ban Quản trị để xem xét và tổ chức lấy ý kiến cư dân.
3. Hội nghị Nhà chung cư sẽ được triệu tập để thảo luận và biểu quyết; nội dung sửa đổi, bổ sung chỉ có hiệu lực khi được ít nhất 50% cư dân (hoặc đại diện hợp pháp) tham dự tán thành.
4. Quy chế sửa đổi, bổ sung có hiệu lực từ ngày được Hội nghị Nhà chung cư quyết định và phải được thông báo công khai đến cư dân và đơn vị quản lý vận hành trong vòng 7 ngày kể từ ngày thông qua.
5. Ban Quản trị có trách nhiệm báo cáo và đăng ký quy chế sửa đổi, bổ sung với cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật trong vòng 10 ngày kể từ ngày thông qua.
Điều 25. Hiệu lực thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Hội nghị Nhà chung cư biểu quyết thông qua. Quy chế được ban hành bằng văn bản, được công khai niêm yết để toàn thể chủ sở hữu và người sử dụng biết.
2. Quy chế áp dụng thống nhất cho toàn bộ hoạt động của Ban Quản trị, thay thế mọi quy định trước đây trái với nội dung quy chế.
3. Các nội dung chưa được quy định trong Quy chế này sẽ áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành. Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Quy chế và quy định pháp luật, quy định pháp luật được ưu tiên áp dụng.
4. Quy chế gồm 4 chương, 25 điều, được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau: 01 bản lưu tại nhà chung cư, 01 bản cho mỗi thành viên Ban Quản trị.
5. Việc sao chép hoặc trích lục Quy chế phải ghi nguồn và thông báo cho Ban Quản trị.
BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ GREEN VALLEY
Nhiệm kỳ 2025 – 2028
