10-28-2025, 09:50 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:53 AM bởi Son Nguyen.)
Quý cư dân vui lòng xem xét, đánh giá, góp ý đối với các bản Dự thảo này bằng các cách sau:
1. Hình thức góp ý: Quý cư dân có thể gửi ý kiến theo các cách sau:
- Email: Gửi về địa chỉ bqt.greenvalley@gmail.com
- Trực tiếp: Gửi ý kiến tại văn phòng Ban Quản trị hoặc
- Online: điền biểu mẫu Google Form tại https://tinyurl.com/bqtgv01
- Diễn đàn: Đăng ý kiến trực tiếp trên forum bqtgreenvalley.com. (hãy đăng ký thành viên để có thể comment trực tiếp)
2. Thời gian tiếp nhận ý kiến: Từ 28/10/2025 đến hết ngày 07/11/2025.
3. Tài liệu dự thảo: vui lòng cuộn xuống dưới để xem, hoặc tải về fiel PDF theo link sau:
10-29-2025, 08:26 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:46 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế tài chính (điều 1 - 10):
QUY CHẾ TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
Căn cứ pháp lý:
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XV, kỳ họp thứ 6 thông qua ngày 27 tháng 11 năm 2023, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Thông tư số 05/2024/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2024 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện Luật Nhà ở, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 8 năm 2024;
- Quyết định số 26/2025/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2025 của UBND Thành phố Hồ Chí Minh quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, có hiệu lực thi hành từ ngày 27 tháng 02 năm 2025.
- Biên bản Hội nghị Nhà chung cư Green Valley ngày … tháng … năm 2025;
- Căn cứ tình hình thực tế quản lý, vận hành và nguyện vọng của cư dân Chung cư Green Valley.
Quy chế này đã được Hội nghị Nhà chung cư Green Valley thông qua. Các thành viên Ban Quản trị ký tên dưới đây để xác nhận và cam kết tuân thủ, thực hiện đúng các điều khoản quy định trong Quy chế này.
Chương I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Giải thích từ ngữ
Một số từ ngữ sử dụng trong bản Quy chế này được định nghĩa như sau:
- Nhà chung cư hoặc Chung cư: là chung cư Green Valley, địa chỉ tại Khu phố 2, Phường Tân Mỹ, TP. Hồ Chí Minh.
- Ban Quản trị: là tổ chức được Hội nghị Nhà chung cư bầu ra, gồm các đại diện của chủ sở hữu; được thành lập theo quy định của pháp luật về nhà ở và được Ủy ban nhân dân có thẩm quyền công nhận; hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành và các quy chế, nghị quyết do Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
- Chủ sở hữu nhà chung cư: là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
- Người sử dụng nhà chung cư: là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được ủy quyền quản lý, sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
- Cư dân: là người đang sinh sống hợp pháp trong nhà chung cư, bao gồm: chủ sở hữu căn hộ theo quy định của pháp luật về nhà ở; người được chủ sở hữu cho thuê, cho mượn, ủy quyền quản lý hoặc chuyển nhượng quyền sử dụng hợp pháp; cùng các thành viên trong hộ gia đình của các đối tượng nêu trên.
- Đại diện chủ sở hữu: Là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ hoặc phần diện tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư; hoặc là người sử dụng hợp pháp trong trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp sử dụng và có văn bản ủy quyền hợp lệ có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích đó.
- Chủ đầu tư: là Công ty TNHH Phát triển Phú Mỹ Hưng, đơn vị tổ chức thực hiện dự án đầu tư xây dựng Chung cư Green Valley theo quy định pháp luật.
- Đơn vị quản lý vận hành: Là tổ chức có đủ năng lực, điều kiện chuyên môn và được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động theo quy định của pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản lý, vận hành nhà chung cư theo hợp đồng đã ký kết và quy định của pháp luật.
- Hội nghị nhà chung cư: là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này.
- Kinh phí bảo trì: là khoản kinh phí được quy định tại Luật Nhà ở, do các chủ sở hữu căn hộ đóng góp nhằm phục vụ cho công tác bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các hạng mục thuộc sở hữu chung của nhà chung cư, đảm bảo an toàn và duy trì chất lượng trong quá trình sử dụng.
- Kinh phí quản lý vận hành: là khoản phí mà chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư phải trả hàng tháng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành nhà chung cư. Phí này được tính bằng giá dịch vụ quản lý vận hành nhân (x) với diện tích sử dụng của căn hộ hoặc phần diện tích khác (tính bằng m2).
- Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư: là mức phí tính trên m2 phải trả hàng tháng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành nhà chung cư, bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí quản lý và thuế.
- Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị: Khoản kinh phí được trích từ kinh phí quản lý vận hành hoặc các nguồn hợp pháp khác để đảm bảo hoạt động của Ban Quản trị.
Điều 2 . Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định nguyên tắc quản lý, sử dụng, hạch toán, kiểm soát, báo cáo và các nghiệp vụ tài chính khác của Ban Quản trị nhà chung cư liên quan đến: Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, Kinh phí quản lý vận hành và Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị.
2. Quy chế này cũng quy định trách nhiệm và quyền hạn của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, sử dụng và giám sát các nguồn kinh phí của Ban Quản trị.
3. Quy chế này áp dụng đối với Ban Quản trị, các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, chủ đầu tư, đơn vị quản lý vận hành, các nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ và các cá nhân, doanh nghiệp có liên quan.
Điều 3. Mục tiêu ban hành Quy chế
1. Quy chế này được ban hành nhằm thiết lập khuôn khổ quản lý tài chính thống nhất cho Ban Quản trị nhà chung cư, bảo đảm việc quản lý, sử dụng và hạch toán các nguồn kinh phí được thực hiện đúng quy định pháp luật, minh bạch, an toàn và hiệu quả.
2. Quy chế là căn cứ để tổ chức thực hiện, kiểm soát, giám sát và đánh giá các nghiệp vụ tài chính (thu, chi, tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán...) và các chức năng quản lý (báo cáo, kiểm soát nội bộ, công khai tài chính...)
3. Việc thực hiện Quy chế nhằm hướng đến các mục tiêu cụ thể sau:
a. Minh bạch hóa toàn bộ hoạt động thu - chi tài chính của Ban Quản trị;
b. Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, đảm bảo chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm và hợp lý;
c. Tăng cường trách nhiệm giải trình của Ban Quản trị và các bên liên quan trong quản lý tài chính;
d. Tạo niềm tin và đồng thuận của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và các bên liên quan đối với công tác quản lý tài chính của Ban Quản trị.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài chính
1. Tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ
Việc quản lý, sử dụng và hạch toán các nguồn kinh phí của Ban Quản trị phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành, các quy định trong Quy chế này và các văn bản có liên quan do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
Mọi khoản thu, chi liên quan đến công tác quản lý vận hành, bảo trì và hoạt động của nhà chung cư phải được kiểm tra, giám sát, đảm bảo quản lý và sử dụng đúng mục đích, hợp lý, đúng quy định.
2. Công khai và minh bạch
Hoạt động tài chính của Ban Quản trị phải được ghi chép, lưu trữ, báo cáo và công khai đầy đủ để cư dân và các bên liên quan có thể theo dõi, giám sát và đối chiếu.
Mọi khoản thu, chi liên quan đến các nguồn kinh phí phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, được ghi nhận kịp thời, chính xác, đầy đủ và lưu trữ theo quy định về kế toán và thuế.
3. Đúng mục tiêu, tiết kiệm và hiệu quả
Việc sử dụng kinh phí phải đúng nội dung, đúng mục tiêu đã được phê duyệt, đồng thời bảo đảm tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả trong công tác quản lý, bảo trì và vận hành.
Báo cáo thu - chi và báo cáo tài chính phải được lập theo chế độ kế toán, công khai định kỳ và có thể được kiểm toán độc lập theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư hoặc theo quy định của pháp luật.
4. Trách nhiệm và trung thực
Thành viên Ban Quản trị và cá nhân phụ trách tài chính - kế toán phải chịu trách nhiệm về quyết định, chứng từ, số liệu và báo cáo tài chính.
Mọi hoạt động thu - chi phải được kiểm soát nội bộ chặt chẽ trước khi thanh toán. Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành cam kết thực hiện minh bạch, trung thực, không vụ lợi, không nhận hoặc đưa hối lộ dưới bất kỳ hình thức nào.
5. Tách bạch và sử dụng đúng mục đích
Kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành và kinh phí hoạt động của Ban Quản trị phải được hạch toán, quản lý và sử dụng độc lập, không trộn lẫn hoặc dùng sai mục đích.
Kinh phí bảo trì và quản lý vận hành chỉ được sử dụng cho các hoạt động bảo trì, sửa chữa, quản lý vận hành nhà chung cư; nghiêm cấm sử dụng để đầu tư, cho vay hoặc phục vụ lợi ích cá nhân.
6. Quản lý thống nhất và có kế hoạch
Ban Quản trị thống nhất quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của nhà chung cư. Việc ủy quyền cho đơn vị quản lý vận hành hoặc cá nhân thực hiện nghiệp vụ tài chính phải được quy định bằng văn bản hoặc hợp đồng, có phạm vi rõ ràng và chịu sự giám sát của Ban Quản trị.
Hàng năm, Ban Quản trị phối hợp với đơn vị quản lý vận hành lập và trình Hội nghị nhà chung cư thông qua kế hoạch tài chính đối với kinh phí quản lý vận hành và kế hoạch sử dụng kinh phí bảo trì.
Điều 5. Trách nhiệm quản lý tài chính
1. Trách nhiệm của Ban Quản trị
a. Chịu trách nhiệm toàn diện trước Hội nghị nhà chung cư và cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc quản lý, sử dụng, hạch toán và công khai tài chính các nguồn kinh phí của nhà chung cư.
b. Ban hành, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các quy định về quản lý tài chính, bảo đảm mọi hoạt động thu - chi, tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, kế toán, báo cáo đều đúng quy định pháp luật và Quy chế này.
c. Phân công thành viên phụ trách công tác tài chính - kế toán, đồng thời thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ và giám sát việc thu, chi, lưu trữ chứng từ, báo cáo tài chính.
d. Định kỳ tổ chức công khai tài chính, báo cáo thu - chi, báo cáo sử dụng kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành và kinh phí hoạt động của Ban Quản trị trước cư dân, chủ sở hữu và các cơ quan liên quan.
e. Phối hợp với đơn vị quản lý vận hành và các nhà thầu trong việc lập kế hoạch tài chính, kế hoạch sử dụng kinh phí bảo trì và báo cáo quyết toán hàng năm.
f. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu, xác minh chứng từ khi có yêu cầu; chủ động khắc phục hoặc kiến nghị xử lý kịp thời các sai phạm phát sinh trong công tác tài chính.
2. Trách nhiệm của đơn vị quản lý vận hành
a. Thực hiện thu, chi, lập báo cáo và cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo đúng ủy quyền của Ban Quản trị và theo quy định pháp luật.
b. Bảo đảm việc ghi chép, lưu trữ và cập nhật dữ liệu tài chính chính xác, kịp thời, minh bạch; phối hợp với Ban Quản trị trong công tác kế toán, báo cáo và công khai tài chính.
c. Không được tự ý quyết định các khoản chi ngoài phạm vi được Ban Quản trị phê duyệt; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ do mình lập hoặc quản lý.
3. Trách nhiệm của Chủ đầu tư
a. Bàn giao đầy đủ, đúng hạn và minh bạch các khoản kinh phí bảo trì phần sở hữu chung cho Ban Quản trị theo quy định pháp luật.
b. Phối hợp, cung cấp hồ sơ, tài liệu, bản vẽ, danh mục tài sản bàn giao và các thông tin liên quan phục vụ công tác quản lý, bảo trì và vận hành.
4. Trách nhiệm của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư
a. Có trách nhiệm đóng góp đầy đủ, đúng hạn các khoản kinh phí theo quy định của pháp luật, nghị quyết Hội nghị nhà chung cư và thông báo của Ban Quản trị.
b. Có quyền giám sát, tra cứu và đề nghị Ban Quản trị công khai các báo cáo thu - chi, báo cáo tài chính theo quy định.
c. Có nghĩa vụ phối hợp, cung cấp thông tin, chứng cứ khi có yêu cầu kiểm tra, xác minh các nội dung liên quan đến tài chính chung cư.
5. Trách nhiệm của các nhà thầu, đơn vị cung cấp dịch vụ
a. Thực hiện đúng hợp đồng, cung cấp hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ cho các khoản chi của Ban Quản trị.
b. Chịu sự giám sát, nghiệm thu và thanh toán theo đúng quy trình tài chính, không được phép yêu cầu hoặc thỏa thuận trái quy định pháp luật và Quy chế này.
6. Trách nhiệm giám sát và phản hồi
Cư dân, các chủ sở hữu và các bên liên quan có quyền tham gia giám sát, góp ý, kiến nghị hoặc đề nghị kiểm tra, kiểm toán các nội dung tài chính của Ban Quản trị; Ban Quản trị có trách nhiệm tiếp thu, phản hồi và xử lý trong thời hạn quy định.
Điều 6. Kế toán, thuế và lưu trữ hồ sơ
1. Nguyên tắc chung
a. Ban Quản trị chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và giám sát toàn bộ công tác kế toán, thuế và lưu trữ hồ sơ tài chính của nhà chung cư; đồng thời ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện thu hộ, chi hộ và thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan.
b. Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm ghi chép, lập sổ sách kế toán, lưu giữ hóa đơn, chứng từ tài chính theo quy định của Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
c. Mọi nghiệp vụ thu - chi phải có chứng từ hợp lệ, được lập, ký duyệt và lưu trữ đúng quy trình; nghiêm cấm việc sử dụng chứng từ giả, chứng từ khống, chứng từ tẩy xóa hoặc chứng từ không rõ nguồn gốc.
d. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm báo cáo tình hình thu - chi định kỳ trước ngày 05 hàng tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào khi Ban Quản trị yêu cầu, đảm bảo số liệu trung thực, kịp thời và có đối chiếu sao kê ngân hàng.
2. Hạch toán và báo cáo
a. Các nguồn kinh phí, bao gồm Kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, Kinh phí quản lý vận hành và Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị, phải được hạch toán độc lập, có sổ sách kế toán, bảng tổng hợp thu - chi và báo cáo riêng.
b. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm lập báo cáo tài chính định kỳ (tháng, quý, năm) và báo cáo quyết toán hàng năm, trình Ban Quản trị phê duyệt và báo cáo tại Hội nghị Nhà chung cư; đồng thời nộp cho cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.
c. Báo cáo tài chính phải thể hiện đầy đủ số liệu thu, chi, tồn quỹ, công nợ, chi phí, tạm ứng - hoàn ứng, được đối chiếu thường xuyên với sổ quỹ và sao kê ngân hàng để bảo đảm tính chính xác, minh bạch.
3. Thuế và nghĩa vụ tài chính
a. Ban Quản trị giao Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và các khoản phí, lệ phí phát sinh theo quy định của pháp luật.
b. Ban Quản trị giao Đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, đảm bảo việc kê khai, nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính được thực hiện đúng quy định, đúng hạn, không để xảy ra truy thu hoặc chế tài do vi phạm.
c. Khi phát sinh các khoản thu nhập khác liên quan đến kinh phí bảo trì (như doanh thu cho thuê khai thác phần sở hữu chung, lãi tiền gửi, khoản phạt hợp đồng, tài trợ...), Ban Quản trị có trách nhiệm thuê đơn vị dịch vụ kế toán để theo dõi, xuất hóa đơn, hạch toán, kê khai, báo cáo và xử lý nghĩa vụ thuế đúng quy định.
d. Trường hợp Ban Quản trị thuê nhà thầu hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ, việc khấu trừ và nộp thuế nhà thầu (nếu có) phải được thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
4. Lưu trữ hồ sơ
a. Tất cả hồ sơ, chứng từ, sổ sách, báo cáo và tài liệu tài chính của Ban Quản trị phải được lưu trữ đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật, khoa học, an toàn và bảo mật, đảm bảo khả năng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.
b. Hồ sơ tài chính phải được sắp xếp, mã hóa, quản lý tập trung; khi thay đổi nhân sự phụ trách phải lập biên bản bàn giao và có người chịu trách nhiệm lưu trữ cụ thể.
c. Khuyến khích ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống lưu trữ điện tử hoặc nền tảng dữ liệu đám mây, nhằm nâng cao tính an toàn, tiết kiệm và thuận tiện cho việc quản lý, kiểm tra.
5. Kiểm tra, giám sát và kiểm toán
a. Ban Quản trị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra nội bộ định kỳ hoặc đột xuất đối với công tác kế toán, thuế và lưu trữ hồ sơ tài chính.
b. Kiểm toán độc lập được khuyến khích thực hiện định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu của Hội nghị nhà chung cư, nhằm bảo đảm tính trung thực, khách quan và minh bạch trong báo cáo tài chính. Ban Quản trị lựa chọn đơn vị kiểm toán phù hợp và trình bày kết quả trước Hội nghị nhà chung cư.
c. Mọi sai phạm, thiếu sót hoặc chậm trễ trong công tác tài chính phải được phát hiện, xử lý và báo cáo kịp thời cho Ban Quản trị, Hội nghị Nhà chung cư và cơ quan có thẩm quyền.
Điều 7. Quản lý tài khoản ngân hàng
1. Nguyên tắc chung
a. Các nguồn kinh phí bảo trì và kinh phí quản lý vận hành của nhà chung cư phải được mở tài khoản tiền đồng tại một hoặc một số tổ chức tín dụng hợp pháp đang hoạt động tại Việt Nam.
b. Ban Quản trị nhà chung cư được phép mở tài khoản thanh toán tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng để phục vụ công tác quản lý, vận hành và sử dụng các khoản kinh phí. Tài khoản phải được đăng ký dưới hình thức đồng chủ tài khoản của tất cả các thành viên Ban Quản trị.
c. Việc mở, sử dụng và quản lý tài khoản phải đảm bảo công khai, minh bạch, an toàn và đúng mục đích sử dụng theo quy định pháp luật và Quy chế này.
2. Phân cấp phê duyệt giao dịch
a. Ban Quản trị được phân thành hai nhóm:
b. Nhóm A: Gồm Trưởng Ban Quản trị (chủ tài khoản) hoặc người được ủy quyền ký thay.
c. Nhóm B: Gồm các thành viên còn lại trong Ban Quản trị, không bao gồm Trưởng ban hoặc người được ủy quyền ký thay.
d. Phân cấp phê duyệt giao dịch như sau:
- Giao dịch dưới 200 triệu đồng: cần 1 chữ ký từ Nhóm A và 1 chữ ký từ Nhóm B.
- Giao dịch từ 200 triệu đồng đến dưới 1 tỷ đồng: cần 1 chữ ký từ Nhóm A và 2 chữ ký từ Nhóm B.
- Giao dịch từ 1 tỷ đồng đến dưới 10 tỷ đồng: cần 1 chữ ký từ Nhóm A và 3 chữ ký từ Nhóm B.
- Giao dịch từ 10 tỷ đồng trở lên: yêu cầu đầy đủ chữ ký của cả 5 thành viên Ban Quản trị.
3. Quy trình sử dụng tài khoản
a. Mọi khoản thu, chi của Ban Quản trị phải thực hiện qua tài khoản ngân hàng. Trường hợp phát sinh chi phí nhỏ lẻ, thực tế không thể chuyển khoản, có thể thu hoặc chi bằng tiền mặt nhưng phải kèm theo lý do cụ thể và đầy đủ chứng từ hợp lệ bao gồm phiếu thu, phiếu chi kèm chữ ký của người liên quan.
b. Khi điều kiện cho phép, Ban Quản trị có thể sử dụng dịch vụ ngân hàng điện tử (e-banking) để thực hiện các giao dịch một cách nhanh chóng, an toàn; Phân cấp phê duyện giao dịch trên e-banking tuân thủ theo khoản 2 điều này; người dùng được ủy quyền phải bảo mật thông tin truy cập, tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ.
c. Giao dịch chuyển tiền, thanh toán, rút tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ, được phê duyệt theo phân cấp, kèm chữ ký đúng mẫu đã đăng ký hoặc tuân thủ đầy đủ quy định về ngân hàng điện tử.
d. Hợp đồng tiền gửi phải có điều khoản tự động gia hạn hoặc tái tục khoản tiền gốc khi đến hạn, lãi tiền gửi được cộng vào gốc, trừ khi có quyết định khác của Ban Quản trị.
e. Các tài khoản phải đăng ký dịch vụ thông báo số dư qua tin nhắn hoặc hình thức tương tự cho tất cả thành viên Ban Quản trị.
f. Kế toán hoặc đơn vị được ủy quyền có trách nhiệm ghi chép, lưu trữ chứng từ và lập báo cáo đối chiếu ngân hàng định kỳ hàng tháng/quý.
g. Mọi thay đổi liên quan đến người đại diện, mẫu dấu, chữ ký hoặc phương thức giao dịch phải được thông qua bằng biên bản họp và thông báo kịp thời cho ngân hàng.
h. Ban Quản trị được quyền điều chỉnh danh mục tiền gửi nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng kinh phí bảo trì, miễn không trái pháp luật và các quy định do Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt.
4. Bảo mật và trách nhiệm quản lý
Tài khoản kinh phí bảo trì và quản lý vận hành là tài sản chung của cộng đồng cư dân và không được sử dụng cho mục đích cá nhân. Các thành viên Ban Quản trị đứng tên tài khoản có trách nhiệm:
a. Tuyệt đối bảo mật thông tin truy cập, mật khẩu, mã xác thực (OTP) và các dữ liệu giao dịch liên quan đến tài khoản, không được tiết lộ cho bên thứ ba dưới bất kỳ hình thức nào. Nghiêm cấm truy cập, chuyển khoản hoặc sử dụng tài khoản vượt quá phạm vi, thẩm quyền hoặc mục đích đã được Ban Quản trị phê duyệt.
b. Khi thay đổi, miễn nhiệm hoặc chấm dứt nhiệm vụ, thành viên Ban Quản trị phải bàn giao đầy đủ quyền truy cập, thông tin tài khoản và các thiết bị liên quan (nếu có); việc bàn giao phải được lập biên bản và có xác nhận của Trưởng Ban Quản trị và tối thiểu một thành viên khác.
c. Ban Quản trị chịu trách nhiệm tập thể về việc quản lý, sử dụng tài khoản đúng quy định pháp luật và Quy chế này. Cá nhân thành viên vi phạm, gây thiệt hại hoặc thất thoát tài sản chung phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cộng đồng cư dân.
5. Báo cáo và kiểm tra
a. Ban Quản trị phải công khai định kỳ (ít nhất 6 tháng/lần) tình hình biến động và số dư các tài khoản tại cuộc họp cư dân hoặc qua kênh thông tin cư dân.
b. Tài khoản ngân hàng được kiểm tra, đối chiếu và kiểm toán khi có yêu cầu của cư dân, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc khi thay đổi nhân sự phụ trách tài chính.
Điều 9 . Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng
1. Nguyên tắc chung
a. Việc mời thầu, chọn thầu và ký hợp đồng phải đảm bảo tính công khai, minh bạch, hiệu quả và đúng quy định pháp luật.
b. Các gói thầu, hợp đồng hoặc hạng mục công việc liên quan đến quản lý, vận hành, bảo trì, sửa chữa, cung cấp dịch vụ cho nhà chung cư được thực hiện theo đúng trình tự và thẩm quyền quy định tại Quy chế này.
c. Mọi cá nhân, tổ chức tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu phải đảm bảo khách quan, trung thực và không xung đột lợi ích.
d. Không được phép cố ý chia nhỏ giá trị hạng mục công việc nhằm né tránh việc phải thực hiện mời thầu, chào giá hoặc các thủ tục theo quy định tại Điều này. Trường hợp một đơn vị liên tục ký kết nhiều hợp đồng có giá trị nhỏ nhưng tổng giá trị vượt ngưỡng quy định, có thể bị xem là hành vi vi phạm và bị xem xét trách nhiệm. Mọi trường hợp phát hiện có dấu hiệu gian lận, lợi ích nhóm hoặc thông đồng trong đấu thầu sẽ bị xem xét xử lý và báo cáo cư dân.
e. Quy định cụ thể theo giá trị hạng mục:
- Từ 10 triệu đồng trở lên: phải mời ít nhất 03 nhà thầu tham gia chào giá cạnh tranh; thư báo giá phải được niêm phong, ghi rõ thông tin người nhận là Thành viên Ban Quản trị phụ trách tài chính - kế toán - hành chính.
- Từ 100 triệu đồng trở lên: hồ sơ mời thầu hoặc chào giá phải được công bố công khai; Ban Quản trị phải đánh giá năng lực nhà thầu, và khi cần thiết, phải khảo sát thực tế các công việc mà nhà thầu đã thực hiện.
- Từ 500 triệu đồng trở lên: nhà thầu trúng thầu phải có chứng thư bảo lãnh thực hiện hợp đồng do tổ chức tín dụng hợp pháp tại Việt Nam phát hành, với mức bảo lãnh từ 5% đến 10% giá trị hợp đồng.
2. Lập kế hoạch mời thầu
a. Ban Quản trị căn cứ vào nhu cầu thực tế và kế hoạch hoạt động hằng năm để yêu cầu đơn vị quản lý vận hành lập kế hoạch mời thầu, đề xuất thời gian thực hiện cụ thể và phương thức kiểm soát tiến độ, trình Hội nghị Nhà chung cư hoặc cư dân (nếu cần thiết) xem xét, thông qua.
b. Kế hoạch mời thầu phải thể hiện rõ: nội dung công việc, giá trị dự kiến, nguồn kinh phí, hình thức lựa chọn nhà thầu, thời gian thực hiện và tiêu chí đánh giá.
c. Trường hợp khẩn cấp hoặc công việc mang tính chuyên ngành (ví dụ: hệ thống PCCC, thang máy, điện, nước, kỹ thuật đặc thù), Ban Quản trị có thể áp dụng hình thức chỉ định thầu, nhưng phải có biên bản họp Ban Quản trị thống nhất lựa chọn nhà thầu và phê duyệt giá.
d. Những nội dung hoặc hạng mục công việc chưa được quy định cụ thể trong Điều này thì áp dụng theo quy định của Đơn vị quản lý vận hành hoặc theo quy định pháp luật hiện hành.
3. Hình thức mời thầu:
Việc lựa chọn nhà thầu được thực hiện theo hình thức đấu thầu rộng rãi (ưu tiên áp dụng). Trong các trường hợp đặc biệt, Ban Quản trị có thể phê duyệt áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh hoặc chỉ định thầu theo quy định. Việc lựa chọn hình thức mời thầu phải được ghi nhận bằng biên bản và nêu rõ lý do áp dụng.
4. Hồ sơ mời thầu:
Hồ sơ mời thầu hoặc chào giá phải nêu rõ: phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, tiêu chí đánh giá, thời hạn nộp hồ sơ, điều kiện hợp đồng và nghĩa vụ của nhà thầu. Ưu tiên công khai thông tin trên bảng thông báo hoặc nhóm thông tin nội bộ của cư dân
5. Chọn thầu
a. Ban Quản trị thành lập Tổ xét thầu (hoặc Tổ chuyên môn) để đánh giá hồ sơ dự thầu dựa trên các tiêu chí công khai và minh bạch.
b. Việc xét chọn nhà thầu được thực hiện theo nguyên tắc độc lập - khách quan - hiệu quả tài chính - phù hợp năng lực thực tế.
c. Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được Ban Quản trị thông qua bằng biểu quyết, lưu hồ sơ đầy đủ và công khai thông tin kết quả cho cư dân biết.
6. Ký kết hợp đồng
a. Hợp đồng được ký giữa Ban Quản trị (đại diện cho tập thể cư dân) và nhà thầu được chọn, trên cơ sở kết quả lựa chọn đã được phê duyệt.
b. Nội dung hợp đồng phải thể hiện rõ phạm vi công việc, giá trị, thời gian, phương thức thanh toán, trách nhiệm và chế tài xử lý vi phạm.
c. Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi được Trưởng Ban Quản trị (hoặc người được ủy quyền hợp pháp) ký và đóng dấu.
7. Giám sát, nghiệm thu và thanh quyết toán
a. Ban Quản trị chịu trách nhiệm giám sát việc theo dõi, kiểm tra, đánh giá tiến độ và chất lượng công việc theo hợp đồng.
b. Việc nghiệm thu, thanh toán và quyết toán phải được thực hiện đúng quy định, có biên bản xác nhận, hồ sơ lưu trữ đầy đủ, rõ ràng và sẵn sàng phục vụ kiểm tra khi cần thiết.
Điều 10. Công khai tài chính, báo cáo và kiểm toán
1. Ban Quản trị thực hiện công khai tình hình tài chính ít nhất mỗi quý và tổng hợp hàng năm, bao gồm: số dư đầu kỳ và cuối kỳ của từng quỹ; các khoản thu - chi phát sinh trong kỳ; cùng với các thông tin chi tiết về công nợ, hợp đồng, lãi tiền gửi và các vấn đề liên quan khác (nếu có).
2. Ban Quản trị thực hiện công khai tài chính bằng cách niêm yết tại khu vực sinh hoạt chung, gửi thông báo qua email, nhóm cư dân hoặc ứng dụng quản lý (nếu có), đồng thời báo cáo tại Hội nghị Nhà chung cư và lưu hồ sơ. Khi có yêu cầu hợp lệ, thông tin tài chính phải được cung cấp trong vòng 07 ngày làm việc.
3. Báo cáo tài chính quý và năm phải gửi cư dân và cơ quan quản lý theo quy định. Trước khi công bố, báo cáo phải được kiểm tra, đối chiếu giữa Ban Quản trị và đơn vị vận hành, kèm biên bản đối chiếu tài khoản ngân hàng.
4. Ban Quản trị có trách nhiệm tổ chức kiểm toán độc lập theo yêu cầu của Hội nghị nhà chung cư, cơ quan chức năng hoặc quy định của pháp luật. Kết quả kiểm toán phải được công khai tại Hội nghị Nhà chung cư và niêm yết rộng rãi để cư dân theo dõi. Mọi kiến nghị của đơn vị kiểm toán phải được Ban Quản trị xem xét, xử lý hoặc có văn bản giải trình trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được kết luận kiểm toán.
10-29-2025, 08:27 AM (Sửa đổi lần cuối: 10-29-2025, 08:47 AM bởi Son Nguyen.)
Nội dung quy chế tài chính (Điều 11-20):
Chương II. KINH PHÍ BẢO TRÌ Điều 11. Mục đích và nguyên tắc sử dụng
1. Mục đích sử dụng
Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, do Ban Quản trị đại diện cộng đồng cư dân quản lý. Quỹ chỉ được sử dụng cho công tác bảo trì, sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng các hạng mục thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư theo kế hoạch đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí bảo trì phải được quản lý tập trung, sử dụng đúng quy định pháp luật, đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch và có kiểm soát; phục vụ trực tiếp cho công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư. Nghiêm cấm sử dụng quỹ để cho vay, đầu tư, chi cho quản lý vận hành hoặc các mục đích khác ngoài phạm vi quy định.
b. Mọi khoản chi phải được phê duyệt đúng thẩm quyền, có dự toán kèm theo và hồ sơ, chứng từ hợp lệ; thực hiện theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua, trừ trường hợp khẩn cấp theo quy định tại Điều 13. Trường hợp chi cho bảo trì khẩn cấp, Ban Quản trị phải lập biên bản nêu rõ lý do và dự toán, đồng thời báo cáo cư dân tại kỳ công khai tài chính gần nhất.
c. Mọi khoản thu phải có chứng từ hợp lệ (phiếu thu hoặc sao kê), được ghi nhận vào sổ kế toán, lưu trữ đầy đủ và thực hiện đối chiếu định kỳ hàng quý.
d. Kinh phí bảo trì phải được gửi tại tổ chức tín dụng hợp pháp dưới dạng tài khoản riêng đứng tên Ban Quản trị, không dùng chung với các quỹ khác. Các khoản thu phải nộp trực tiếp vào tài khoản này. Tiền lãi phát sinh là tài sản chung, chỉ được sử dụng cho mục đích bảo trì.
e. Ban Quản trị phải công khai tình hình thu chi và số dư Quỹ bảo trì ít nhất hai lần mỗi năm và tại Hội nghị Nhà chung cư. Hồ sơ, chứng từ chi phải lưu tối thiểu 5 năm để phục vụ kiểm toán, thanh tra.
f. Thành viên Ban Quản trị, cá nhân hoặc tổ chức liên quan chịu trách nhiệm trước cư dân và pháp luật về tính chính xác, hợp pháp và hợp lý của các khoản chi.
Điều 12. Quy định về thu Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì là tài sản chung của các chủ sở hữu, được hình thành từ các nguồn sau:
a. Khoản 2% giá trị căn hộ hoặc diện tích khác do chủ đầu tư thu của người mua và bàn giao cho Ban Quản trị, bao gồm cả tiền lãi phát sinh trong thời gian chủ đầu tư tạm quản lý (nếu có);
b. Khoản thu bổ sung từ chủ sở hữu khi quỹ thấp hơn mức chi bảo trì trung bình 5 năm gần nhất, theo kế hoạch được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt;
c. Khoản lãi phát sinh từ tiền gửi kinh phí bảo trì tại tổ chức tín dụng hợp pháp;
d. Doanh thu từ khai thác phần sở hữu chung (cho thuê mặt bằng, quảng cáo, viễn thông…) sau khi trừ chi phí hợp lý liên quan (nếu có);
e. Các khoản thu hợp pháp khác như chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền, thanh lý thiết bị cũ, bồi thường thiệt hại phần sở hữu chung.
2. Khi tiếp nhận kinh phí bảo trì từ chủ đầu tư, đơn vị quản lý hoặc Ban Quản trị nhiệm kỳ trước, Ban Quản trị phải lập biên bản bàn giao, mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu chưa có), kiểm tra và xác nhận số dư thực tế tại tổ chức tín dụng, đồng thời báo cáo công khai tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất. Trong trường hợp nhận tiền từng phần, phải theo dõi chi tiết từng lần, cập nhật vào sổ kế toán và báo cáo định kỳ.
3. Khi phát sinh nghĩa vụ đóng bổ sung kinh phí bảo trì theo quy định pháp luật, Ban Quản trị phải thông báo công khai mức, thời hạn và hình thức nộp; đồng thời theo dõi, đôn đốc và lập danh sách các khoản đã thu và còn nợ. Khoản thu bổ sung phải được nộp trực tiếp vào tài khoản kinh phí bảo trì. Trường hợp chậm hoặc không nộp, Ban Quản trị có quyền kiến nghị cơ quan có thẩm quyền hoặc tiến hành khởi kiện theo quy định pháp luật.
Điều 13. Quy định về chi Kinh phí bảo trì
1. Kinh phí bảo trì được sử dụng cho các công việc, hạng mục và chi phí liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn:
a. Chi cho công tác bảo trì, sửa chữa định kỳ và đột xuất đối với phần sở hữu chung như hệ thống điện, cấp - thoát nước, thang máy, phòng cháy chữa cháy, mái, kết cấu chịu lực, hạ tầng kỹ thuật, sân, tường, sảnh, hành lang, hầm xe và các hạng mục chung khác theo quy định của Luật Nhà ở;
b. Chi cho việc xử lý, duy tu và bảo dưỡng định kỳ các hệ thống kỹ thuật: xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt, cấy vi sinh cho hệ thống nước thải và các công việc duy trì vận hành an toàn khác của tòa nhà;
c. Chi phí kiểm định định kỳ hệ thống thang máy, chống sét, nước sinh hoạt và các thiết bị kỹ thuật khác theo quy định pháp luật.
d. Chi thuê đơn vị tư vấn, kiểm định kỹ thuật, thiết kế, giám sát, nghiệm thu hoặc tư vấn chuyên môn phục vụ công tác bảo trì, sửa chữa;
e. Chi cho việc tổ chức lựa chọn nhà thầu, bao gồm đấu thầu, chào giá, ký kết hợp đồng, giám sát thi công và các chi phí liên quan khác;
f. Chi phí kiểm toán, kiểm tra tài chính, giám định hoặc tư vấn pháp lý liên quan trực tiếp đến công tác quản lý, sử dụng Quỹ bảo trì;
g. Chi phí lập, thẩm định, phê duyệt kế hoạch bảo trì, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ quyết toán;
h. Chi phí ngân hàng và hành chính hợp pháp, bao gồm: phí chuyển tiền, phí bảo lãnh, lưu ký, mở và duy trì tài khoản, in ấn chứng từ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến Quỹ bảo trì;
i. Các khoản chi khác có liên quan trực tiếp đến công tác bảo trì phần sở hữu chung, được Hội nghị nhà chung cư hoặc Ban Quản trị phê duyệt, phù hợp với quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Thẩm quyền phê duyệt
a. Ban Quản trị là đơn vị có thẩm quyền quyết định các khoản chi từ Quỹ bảo trì. Mọi khoản chi phải được xem xét, biểu quyết thông qua và phân cấp ký duyệt theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 của Quy chế này.
b. Đối với các khoản chi thuộc kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, cần ít nhất 75% thành viên Ban Quản trị đồng ý. Trường hợp một hoặc vài thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng, tỷ lệ đồng ý được tính trên số thành viên thực tế tham gia biểu quyết, nhưng phải đạt tối thiểu 2/5 tổng số thành viên. Việc biểu quyết có thể thực hiện trực tiếp, qua thư điện tử hoặc hình thức tương đương.
c. Chi tiêu khẩn cấp được áp dụng khi xảy ra sự cố trong phần sở hữu chung hoặc hệ thống kỹ thuật chung mà nếu không xử lý kịp thời sẽ:
- Gây nguy hiểm trực tiếp đến tính mạng hoặc sức khỏe của cư dân;
- Làm gián đoạn nghiêm trọng việc vận hành các hệ thống thiết yếu như thang máy, cấp nước, điện, phòng cháy chữa cháy, xử lý nước thải…;
- Gây thiệt hại lớn về tài sản hoặc dẫn đến hư hỏng lan rộng;
- Hoặc có yêu cầu xử lý ngay từ cơ quan quản lý nhà nước.
Việc xử lý khẩn cấp phải thực hiện ngay, không cần lấy ý kiến cư dân nhưng phải thông báo và lập biên bản chi tiết ngay sau khi thực hiện.
d. Quy định biểu quyết theo giá trị chi khẩn cấp:
- Dưới 300 triệu đồng: cần ít nhất 3/5 thành viên đồng ý.
- Từ 300 triệu đồng trở lên: cần ít nhất 4/5 thành viên đồng ý.
- Trường hợp không đủ thành viên biểu quyết do bất khả kháng, phải triệu tập họp khẩn cấp trong vòng 24 giờ. Nếu vẫn không đủ, Trưởng Ban Quản trị được quyền quyết định tạm thời nhưng phải báo cáo và xin phê duyệt bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc.
- Tổng chi tiêu khẩn cấp trong một năm tài chính không được vượt quá 800 triệu đồng, trừ trường hợp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh hoặc có quyết định của cơ quan có thẩm quyền;
e. Tất cả trường hợp chi khẩn cấp phải được lập biên bản và báo cáo công khai trong vòng 7 ngày kể từ khi thực hiện, đồng thời trình Hội nghị Nhà chung cư gần nhất xem xét, xác nhận. Biên bản phải ghi rõ thời gian, địa điểm, lý do khẩn cấp, nội dung công việc, chi phí dự kiến, thành phần tham gia, kèm chữ ký của các thành viên Ban Quản trị, đơn vị thi công và đại diện cư dân hoặc đơn vị liên quan. Hồ sơ phải được lưu trữ và công khai để cư dân giám sát.
f. Các khoản chi không thuộc phạm vi quy định tại điểm b và c trên đây phải được Hội nghị Nhà chung cư thông qua trước khi thực hiện.
3. Hồ sơ và chứng từ
a. Mỗi khoản chi từ Quỹ bảo trì phải có hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, gồm tối thiểu các tài liệu sau:
- Kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua (trừ trường hợp bảo trì đột xuất);
- Bảng duyệt chi và biên bản họp Ban Quản trị về nội dung sử dụng kinh phí;
- Văn bản đề nghị chi hoặc đề nghị thanh toán, nêu rõ nội dung, số tiền và nguồn chi;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa;
- Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc;
- Hóa đơn tài chính, chứng từ gốc kèm theo;
- Phiếu chi, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản có đủ chữ ký theo quy định;
- Hồ sơ quyết toán có xác nhận của đại diện Ban Quản trị;
b. Ban Quản trị có thể rút tối đa 20 triệu đồng/tháng để chi cho các công việc bảo trì, sửa chữa nhỏ không có hóa đơn hoặc có hóa đơn dưới 5 triệu đồng. Ban Quản trị có thể ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thanh toán các khoản chi phát sinh từ công việc bảo trì đột xuất, với giá trị không vượt quá 5 triệu đồng mỗi lần và tổng hạn mức tối đa là 20 triệu đồng mỗi tháng. Nghiêm cấm việc chia nhỏ giao dịch hoặc hóa đơn để lách quy định thanh toán không dùng tiền mặt.
4. Việc thanh toán, tạm ứng và quyết toán phải tuân thủ quy định tại Điều 8 của Quy chế. Tất cả các khoản chi phải được ghi chép vào sổ kế toán, cập nhật theo từng hạng mục công việc và báo cáo công khai định kỳ.
5. Việc chi kinh phí bảo trì phải tuân thủ quy trình sau:
- Thành viên phụ trách tài chính - kế toán tiếp nhận đề nghị chi, kiểm tra tính hợp lệ và đối chiếu với kế hoạch bảo trì đã được phê duyệt
- Trình hồ sơ chi cho Trưởng Ban Quản trị và người đồng ký duyệt xem xét, phê duyệt
- Thực hiện chi trả, lập chứng từ và cập nhật vào sổ kế toán theo từng hạng mục công việc
- Lưu trữ hồ sơ gốc đầy đủ và thực hiện báo cáo định kỳ theo quy định
Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc chi quỹ bảo trì nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy trình, đúng mục đích và đúng quy định pháp luật.
Chương III. KINH PHÍ QUẢN LÝ VẬN HÀNH Điều 14. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí quản lý vận hành
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng để chi trả cho các hoạt động quản lý, vận hành, bảo đảm an ninh, trật tự, vệ sinh, an toàn và duy trì hoạt động bình thường của nhà chung cư.
b. Giá dịch vụ quản lý vận hành do Hội nghị Nhà chung cư quyết định, được quy định cụ thể tại Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành, và có thể điều chỉnh theo tình hình thực tế trên cơ sở thống nhất giữa Ban Quản trị và Đơn vị quản lý vận hành.
Kinh phí quản lý vận hành không được sử dụng cho các mục đích khác như bảo trì, sửa chữa phần sở hữu chung, chi tiếp khách, khen thưởng hoặc phúc lợi nội bộ của Ban Quản trị và đơn vị quản lý vận hành.
2. Nguyên tắc sử dụng
a. Kinh phí quản lý vận hành chỉ được sử dụng theo kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền.
b. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành. Đơn vị quản lý vận hành có trách nhiệm quản lý, ghi chép, lưu trữ chứng từ, lập báo cáo thu - chi định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Quản trị.
c. Đơn vị quản lý vận hành phải mở tài khoản riêng tại tổ chức tín dụng hợp pháp để theo dõi các khoản thu hộ - chi hộ kinh phí quản lý vận hành của chung cư; không được gộp chung với tài khoản khác nhằm bảo đảm minh bạch, thuận tiện cho việc kiểm tra và kiểm toán.
d. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch trong trường hợp khẩn cấp phải được Đơn vị quản lý vận hành lập tờ trình, Ban Quản trị xem xét phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau” và công bố công khai cho cư dân.
e. Mọi khoản chi phải có hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thực hiện qua tài khoản ngân hàng của Đơn vị quản lý vận hành. Các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng. Ban Quản lý được cấp hạn mức quỹ tiền mặt tối đa 20 triệu đồng để chi trả các khoản chi thường xuyên dưới 5 triệu đồng, và phải thực hiện quyết toán, tái cấp bổ sung sau mỗi lần chi.
f. Việc quản lý, hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, thuế và quản lý tài chính nhà chung cư.
g. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, giám sát thường xuyên việc thu - chi Kinh phí quản lý vận hành nhằm bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng đối tượng và hiệu quả.
h. Đơn vị quản lý vận hành phải báo cáo định kỳ tình hình thu - chi hàng tháng, quý, năm cho Ban Quản trị, đồng thời cung cấp đầy đủ hồ sơ khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.
Điều 15. Quy định về thu Kinh phí quản lý vận hành
1. Nguồn thu Kinh phí quản lý vận hành:
a. Kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư do các chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ, phần diện tích khác trong nhà chung cư đóng góp định kỳ hàng tháng theo mức phí đã được Hội nghị Nhà chung cư phê duyệt, ghi rõ trong Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành và có biên lai, chứng từ thu tiền hợp lệ cho từng căn hộ hoặc chủ sở hữu.
b. Phần phí thu được từ người sử dụng diện tích thương mại, dịch vụ, văn phòng, bãi giữ xe… (nếu có) theo tỷ lệ sở hữu và mức sử dụng thực tế;
c. Khoản chiết khấu, giảm giá, hoàn tiền từ các nhà cung cấp dịch vụ cho chung cư và các khoản thu hợp lệ khác (nếu có).
2. Kinh phí quản lý vận hành được thu bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản thu hộ - chi hộ của Đơn vị quản lý vận hành hoặc tài khoản của Ban Quản trị tại tổ chức tín dụng hợp pháp. Trường hợp cư dân nộp bằng tiền mặt, Đơn vị quản lý vận hành phải cấp biên lai thu tiền hợp lệ và nộp toàn bộ số tiền mặt vào ngân hàng định kỳ tối thiểu 1-2 lần mỗi tuần. Mỗi khoản thu phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được ghi chép, hạch toán riêng theo từng căn hộ, bảo đảm minh bạch, dễ đối chiếu và phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.
3. Kinh phí quản lý vận hành được thu theo kỳ hàng tháng, chậm nhất trong vòng 10 ngày đầu của tháng kế tiếp. Trường hợp chủ sở hữu hoặc người sử dụng chậm nộp quá 30 ngày kể từ thời điểm quy định, Ban Quản trị hoặc Đơn vị quản lý vận hành có quyền áp dụng mức phạt chậm nộp nếu được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành.
4. Đơn vị quản lý vận hành phải mở sổ theo dõi chi tiết các khoản thu kinh phí quản lý vận hành theo từng căn hộ, từng tháng và báo cáo định kỳ cho Ban Quản trị. Toàn bộ số tiền thu được phải được quản lý tách biệt với các nguồn quỹ khác. Ban Quản trị có quyền kiểm tra, giám sát việc thu và quản lý kinh phí tại bất kỳ thời điểm nào, đồng thời yêu cầu Đơn vị quản lý vận hành cung cấp đầy đủ chứng từ, sao kê ngân hàng và sổ thu - chi khi cần thiết.
5. Đơn vị quản lý vận hành phải công khai hàng tháng danh sách các hộ đã nộp và còn nợ kinh phí quản lý vận hành tại bảng thông báo chung hoặc hệ thống điện tử của chung cư (nếu có). Báo cáo tổng hợp thu - chi phải được gửi Ban Quản trị định kỳ hàng quý và công khai toàn bộ tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên.
Điều 16. Quy định về chi Kinh phí quản lý vận hành
Kinh phí quản lý vận hành được sử dụng cho các khoản chi hợp pháp, hợp lý và cần thiết sau:
a. Thù lao của Đơn vị quản lý vận hành bao gồm: tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm, phúc lợi xã hội của nhân viên Ban Quản lý và chi phí quản lý vận hành (bao gồm cả lợi nhuận)
b. Chi phí điện, nước, vật tư tiêu hao, công cụ dụng cụ, thiết bị phục vụ công tác quản lý, vận hành, bảo vệ, vệ sinh và chăm sóc cảnh quan chung.
c. Chi phí điều khiển, vận hành các hệ thống kỹ thuật chung: thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, camera, intercom và thiết bị kỹ thuật khác thuộc sở hữu chung.
d. Chi phí thuê dịch vụ bên ngoài phục vụ công tác quản lý vận hành: dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, vệ sinh và cứu hộ hồ bơi, vệ sinh kính mặt ngoài, chăm sóc cây xanh, diệt côn trùng, súc rửa bể nước, kiểm định chất lượng nước, thông cống rãnh, xử lý mùi hôi...
e. Chi phí hành chính: văn phòng phẩm, điện thoại, thư tín, internet, phần mềm quản lý, in ấn, phí ngân hàng và các khoản chi hợp pháp khác phục vụ công tác quản lý.
f. Chi phí tổ chức Hội nghị Nhà chung cư, họp Ban Quản trị, tuyên truyền, phổ biến quy định về vận hành, an toàn, PCCC, văn hóa cư dân.
g. Chi phí kiểm toán, tư vấn, pháp lý và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, được Ban Quản trị phê duyệt.
h. Các khoản chi hợp lý khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động quản lý vận hành, do Đơn vị quản lý vận hành đề xuất và được Ban Quản trị chấp thuận trước khi thực hiện.
Chương IV. KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ Điều 17. Mục đích và nguyên tắc sử dụng Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Mục đích sử dụng
a. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được hình thành từ khoản đóng góp của cư dân và các nguồn thu hợp pháp khác.
b. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị được sử dụng cho các nội dung sau:
- Chi thù lao, phụ cấp và chi phí hành chính cho các thành viên Ban Quản trị theo mức được Hội nghị Nhà chung cư thông qua;
- Chi tổ chức các cuộc họp của Ban Quản trị, Hội nghị Nhà chung cư thường niên hoặc bất thường;
- Chi văn phòng phẩm, in ấn, liên lạc, công nghệ thông tin, phần mềm, vật tư tiêu hao phục vụ hoạt động của Ban Quản trị;
- Chi thuê chuyên gia, đơn vị tư vấn, pháp lý, kế toán, kiểm toán, giám định phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và lập báo cáo tài chính của Ban Quản trị. Các chi phí này chỉ được thực hiện khi vượt quá năng lực của Ban Quản trị và vượt quá năng lực hoặc phạm vi trách nhiệm của Đơn vị quản lý vận hành được quy định trong Hợp đồng quản lý vận hành;
- Chi công tác, đi lại, đối ngoại trong phạm vi nhiệm vụ, kế hoạch hoạt động được phê duyệt;
- Chi tuyên truyền, phổ biến nội quy, quy định, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng, kiến thức pháp lý cho thành viên Ban Quản trị;
- Các khoản chi hợp pháp khác phục vụ trực tiếp cho hoạt động của Ban Quản trị, được tập thể Ban Quản trị biểu quyết thông qua và phê duyệt theo quy định tại Quy chế này.
2. Nguyên tắc sử dụng
- Kinh phí hoạt động chỉ được sử dụng phục vụ cho hoạt động của Ban Quản trị.
- Ban Quản trị có trách nhiệm xây dựng mức thù lao, phụ cấp và dự toán kinh phí hoạt động để trình Hội nghị Nhà chung cư thông qua theo từng nhiệm kỳ.
- Việc chi tiêu phải đúng mục đích, đúng kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc được Ban Quản trị phê duyệt trong phạm vi thẩm quyền. Nghiêm cấm sử dụng cho mục đích cá nhân, tiếp khách, phúc lợi nội bộ hoặc các khoản chi không liên quan đến nhiệm vụ được giao.
- Mọi khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, được phê duyệt đúng thẩm quyền và ưu tiên thanh toán qua tài khoản ngân hàng
- Ban Quản trị ủy quyền và chỉ đạo đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc quản lý, thu và chi kinh phí hoạt động.
- Việc hạch toán, quyết toán và lưu trữ hồ sơ tài chính phải tuân thủ quy định của pháp luật về kế toán, tài chính và kiểm toán.
- Ban Quản trị có trách nhiệm công khai, minh bạch tình hình thu - chi kinh phí hoạt động ít nhất 6 tháng một lần và tại Hội nghị Nhà chung cư thường niên
Điều 18. Quy định về thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị
1. Ban Quản trị ủy quyền cho Đơn vị quản lý vận hành thực hiện việc thu hộ và quản lý thu - chi Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị (thu đồng thời cùng với kinh phí quản lý vận hành và chi phí bảo hiểm cháy nổ đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư).
2. Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị phải được sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung và trong phạm vi dự toán, kế hoạch thu - chi đã được Hội nghị Nhà chung cư thông qua hoặc Ban Quản trị phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Trưởng Ban Quản trị hoặc người được ủy quyền ký duyệt các khoản chi phí hoạt động của Ban Quản trị.
4. Mọi khoản chi phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ, được phê duyệt trước khi thực hiện.
5. Các khoản chi phát sinh ngoài kế hoạch chỉ được thực hiện khi thật sự cần thiết, có tờ trình và được Ban Quản trị thống nhất phê duyệt theo nguyên tắc “phê duyệt trước - kiểm tra sau”.
Chương V. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 19. Xử lý vi phạm
1. Nguyên tắc chung
a. Ban Quản trị và các bên liên quan phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, bao gồm Luật Nhà ở, Luật Kế toán, Luật Thuế, Luật Đấu thầu và các quy định pháp lý khác liên quan.
b. Mọi quyết định của Ban Quản trị vượt quá thẩm quyền, vi phạm pháp luật hoặc trái với nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư đều không có giá trị pháp lý.
c. Thành viên Ban Quản trị hoặc cá nhân, tổ chức có hành vi thiếu trách nhiệm, vi phạm quy định dẫn đến thiệt hại về tài sản, quyền và lợi ích hợp pháp của tập thể cư dân phải chịu trách nhiệm bồi thường và bị xử lý theo quy định của pháp luật.
d. Việc xử lý vi phạm phải bảo đảm khách quan, minh bạch, đúng quy định pháp luật, phù hợp với nội quy và nghị quyết của Hội nghị Nhà chung cư.
2. Các hành vi vi phạm
Các hành vi sau được coi là vi phạm quy định về quản lý tài chính của nhà chung cư, bao gồm nhưng không giới hạn ở:
a. Thu, chi không đúng mục đích, sai quy trình, vượt thẩm quyền hoặc không có chứng từ hợp lệ;
b. Chậm nộp, không nộp hoặc tự ý giữ lại các khoản kinh phí thuộc Quỹ bảo trì, Quỹ quản lý vận hành hoặc Kinh phí hoạt động của Ban Quản trị;
c. Sử dụng kinh phí cho mục đích cá nhân, chi tiêu nội bộ, tiếp khách, quà biếu hoặc các hoạt động không phục vụ lợi ích chung của cư dân;
d. Không thực hiện công khai, báo cáo, kiểm tra, kiểm toán theo quy định hoặc cố tình che giấu, làm sai lệch số liệu tài chính;
e. Không lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định hoặc làm thất lạc, hư hỏng chứng từ tài chính;
f. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để chiếm đoạt, trục lợi hoặc gây thất thoát tài sản, kinh phí của nhà chung cư;
g. Cản trở, không hợp tác trong việc kiểm tra, giám sát, kiểm toán tài chính theo yêu cầu của Ban Quản trị, cư dân hoặc cơ quan có thẩm quyền.
3. Hình thức xử lý
a. Nhắc nhở, phê bình hoặc cảnh cáo bằng văn bản đối với các vi phạm hành chính, kỹ thuật hoặc chưa gây thiệt hại tài chính;
b. Buộc bồi hoàn thiệt hại cho nhà chung cư hoặc Ban Quản trị đối với hành vi gây thất thoát, sai phạm trong thu - chi, hạch toán hoặc quản lý tài chính;
c. Tạm đình chỉ, miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng đối với thành viên Ban Quản trị hoặc nhân sự của Đơn vị quản lý vận hành có hành vi vi phạm nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín hoặc hoạt động tài chính của chung cư;
d. Chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét, xử lý theo quy định pháp luật đối với các hành vi có dấu hiệu vi phạm dân sự, hành chính hoặc hình sự.
4. Trách nhiệm thực hiện
a. Ban Quản trị có trách nhiệm kiểm tra, xác minh, lập biên bản và tổ chức xử lý các hành vi vi phạm theo thẩm quyền;
b. Đơn vị quản lý vận hành, kế toán, thủ quỹ, cư dân và các bên liên quan có nghĩa vụ phối hợp cung cấp hồ sơ, chứng từ, giải trình khi có yêu cầu kiểm tra, kiểm toán;
c. Kết quả xử lý vi phạm phải được công khai minh bạch cho cư dân thông qua bảng tin, ứng dụng quản lý hoặc tại Hội nghị Nhà chung cư gần nhất.
Điều 20. Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Hội nghị Nhà chung cư biểu quyết thông qua. Quy chế được ban hành bằng văn bản, được công khai niêm yết để toàn thể chủ sở hữu và người sử dụng biết.
2. Quy chế áp dụng thống nhất cho toàn bộ hoạt động tài chính của Ban Quản trị, thay thế mọi quy định trước đây trái với nội dung quy chế.
3. Các nội dung chưa được quy định trong Quy chế này sẽ áp dụng theo quy định pháp luật hiện hành. Trường hợp có sự mâu thuẫn giữa Quy chế và quy định pháp luật, quy định pháp luật được ưu tiên áp dụng.
4. Trách nhiệm tổ chức thực hiện:
- Ban Quản trị có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện Quy chế.
- Đơn vị quản lý vận hành thực hiện đúng quy định về thu – chi, hạch toán, báo cáo và phối hợp kiểm tra, kiểm toán khi được yêu cầu.
- Kế toán, thủ quỹ và các cá nhân liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của số liệu tài chính.
- Cư dân và chủ sở hữu có quyền giám sát, yêu cầu cung cấp thông tin, góp ý để Ban Quản trị tổng hợp và báo cáo Hội nghị Nhà chung cư xem xét, điều chỉnh.
5. Ban Quản trị rà soát Quy chế định kỳ ít nhất mỗi năm hoặc khi có thay đổi về pháp luật, tổ chức, thực tiễn quản lý. Mọi sửa đổi phải được dự thảo, lấy ý kiến cư dân và trình Hội nghị biểu quyết trước khi áp dụng.
6. Các khoản thu - chi, số dư và nghĩa vụ kế toán phát sinh trước thời điểm Quy chế có hiệu lực tiếp tục thực hiện theo quy định cũ đến khi hoàn tất kỳ báo cáo tài chính gần nhất.
7. Quy chế này gồm 5 chương, 20 điều, được lập thành 06 bản có giá trị pháp lý như nhau: 01 bản lưu tại nhà chung cư, 01 bản cho mỗi thành viên Ban Quản trị.
8. Việc sao chép hoặc trích lục Quy chế phải ghi nguồn và thông báo cho Ban Quản trị.
BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ GREEN VALLEY
Nhiệm kỳ 2025 – 2028
